Budget principal avec AP Automation: ce constructeur de maison vous montre comment
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Homes by Sorensen construit des résidences de haute performance depuis plus d’une décennie. Pendant ce temps, les propriétaires Heather et Axel Sorensen ont aidé les clients à profiter des avantages de l’énergie solaire et d’autres pratiques de construction éconergétiques.
Alors que l’entreprise a rencontré un grand succès dans la recherche d’acheteurs partageant sa passion pour les maisons Net Zero, la copropriétaire Heather Sorensen s’est rendu compte que le recours aux processus manuels de comptes fournisseurs créait plusieurs obstacles inutiles.
“ Nous avions un processus de budgétisation très manuel et j’avais besoin de quelque chose d’automatique. » Heather Sorensen, copropriétaire, Homes by Sorensen
Sorensen a identifié trois domaines clés qu’elle souhaitait aborder. Tout d’abord, elle voulait un programme qui l’aiderait à créer un processus de budgétisation. La solution devait permettre de créer un bon de commande, d’ajouter des factures au fur et à mesure de leur arrivée et d’obtenir des rapports mensuels projet par projet.
« Vous seriez choqué par le peu de systèmes qui ont cela », a déclaré Sorensen. «Beaucoup d’entre eux l’ont sur la base d’un exercice financier… mais pas pour un projet par projet. Parfois, vous démarrez un projet un mois après le début de l’exercice qui se poursuit au cours de l’exercice suivant.»
Le passage à l’automatisation des comptes fournisseurs a fourni les contrôles budgétaires dont Sorensen avait besoin. Grâce à Beanworks, l’entreprise a pu suivre les dépenses engagées. Ils ont également pu gérer les dépenses par service, projet ou fournisseur.
« Avec l’automatisation AP, avant même d’appuyer sur approuver, je peux voir si je suis au-dessus et en dessous avant même de payer l’échange. Donc, cela nous rend vraiment proactifs plutôt que réactifs en matière de budgétisation.»
De plus, Sorensen a déclaré qu’elle souhaitait passer à la facturation sans papier . Avec l’outil de recherche et de filtrage global de Beanworks, l’entreprise peut trouver rapidement n’importe quel document en saisissant le nom du fournisseur, le numéro de facture, le coût ou tout autre détail, tous les enregistrements étant stockés jusqu’à sept ans.
« J’ai adoré pouvoir stocker mes factures en ligne et y avoir facilement accès pendant des années et des années à venir », a-t-elle déclaré.
En plus du temps gagné en évitant les processus manuels, Sorensen a constaté que l’entreprise pouvait désormais détecter rapidement les erreurs dans le processus et exécuter des rapports détaillés fournissant un aperçu en temps réel de ses finances. Le passage à un processus automatisé a permis d’éliminer la possibilité d’erreurs de saisie de données tout en permettant de surveiller si d’autres erreurs se produisaient. Par exemple, le logiciel détecte automatiquement les doublons et permet de les corriger dans le système.
« Nous avons pu ouvrir les yeux sur tellement plus de rapports et d’informations inexactes », a déclaré Sorensen.
Enfin, elle a recherché un programme qui rationaliserait le processus d’approbation . Sorensen avait besoin d’une solution permettant d’accéder au chef de projet de l’entreprise afin qu’il puisse approuver les paiements nécessitant des informations sur site.
« Je ne suis pas toujours sur place, donc je ne sais pas des choses comme, ‘ce toit est-il terminé? » dit Sorensen. « Je peux regarder la facture et me dire ‘c’est le prix convenu, qui correspond à notre budget, mais cela a-t-il été fait ?’ Ou y a-t-il quelque chose en suspens que nous ne voulons pas payer avant qu’ils ne soient terminés?»
Beanworks a permis à Sorensen de créer des canaux d’approbation en fonction des exigences de l’entreprise. Grâce à la plate-forme, elle a pu créer un routage personnalisé pour les factures, ce qui a permis au chef de projet d’accéder aux éléments nécessitant un examen plus approfondi.
Le logiciel basé sur le cloud a également permis la croissance de l’équipe financière de l’entreprise. Sorensen déclare que son objectif était depuis longtemps de s’éloigner de la comptabilité et d’occuper davantage un poste de direction. À cette fin, ils ont ajouté un contrôleur virtuel à l’équipe. Aujourd’hui, avec l’aide de Beanworks, ils ont pourvu le poste avec un employé travaillant à domicile. Leur comptable a également commencé à travailler à distance, tout en conservant un accès complet aux documents et données financiers nécessaires via le cloud.
« L’automatisation sera à jamais un outil fabuleux pour gagner du temps et augmenter l’efficacité », a déclaré Sorensen. « Cela permet à notre équipe de servir un plus large éventail de personnes, et ils ont la flexibilité de travailler de n’importe où. »
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