Quel est le vrai coût du traitement d'une facture ?

Selon une étude récente, 73 % des directeurs financiers estiment que l'incertitude économique est un défi majeur pour leur organisation. Les entreprises cherchent constamment à réduire les coûts tout en augmentant leur rentabilité. Bien que certaines dépenses soient évidentes, comme les coûts de personnel ou de voyage, d'autres — comme le coût du traitement manuel d'une facture — sont plus difficiles à évaluer et souvent négligées.

Dans cet article, nous allons examiner le coût réel du traitement manuel d'une facture et voir comment les solutions logicielles d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent réduire considérablement ces coûts tout en améliorant l'efficacité et les économies de votre équipe comptable.

Calculer le coût du traitement manuel de vos factures

Le coût de traitement d'une facture dépend de nombreux critères, mais il est généralement estimé entre 14€ et 20€ pour une facture entrante, et entre 5€ et 10€ pour une facture sortante.

Pour estimer combien vous coût le traitement des factures, voici notre méthode :

L'estimation générale

Certaines entreprises estiment que le coût de traitement d'une facture équivaut à 30 minutes de travail d'un employé, soit entre 30 et 75 € par facture, en fonction du lieu, du profil et des coûts de main-d'œuvre

Le calcul détaillé

Pour calculer avec précision vos coûts de traitement manuel, vous devez inclure :

• Les coûts tactiques : le temps et l'argent dépensés pour des tâches annexes comme la création de bons de commande, la saisie des données, la validation et le stockage des factures.
• Les coûts abstraits : infrastructures, fournitures, relations avec les fournisseurs, et frais de transaction.
• Les coûts cachés : erreurs humaines, retards de communication, et risques de fraude.

Les coûts tactiques

Il s’agit de calculer combien de temps et d’argent votre équipe consacre aux tâches suivantes :

Bons de commande

• Création des bons de commande
• Envoi pour approbation
• Transmission aux fournisseurs
• Saisie des données
• Rapprochement avec les factures

Factures

• Réception des factures
• Envoi pour approbation et suivi
• Saisie des données
• Classement et archivage

Paiements

• Création des listes de paiements
• Décision sur les paiements à effectuer
• Rapprochement des factures avec les chèques
• Soumission pour signature
• Collecte des documents
• Mise sous pli des chèques
• Réconciliation

Le total de ces montants vous donne le coût tactique total. Ensuite, il faut ajouter les coûts abstraits.

Coûts abstraits

Les coûts abstraits incluent des éléments comme les infrastructures, les fournitures, les relations avec les fournisseurs et les frais de transaction. Vous pourriez être surpris de leur contribution au total global.

• Infrastructure : prenez le coût annuel de chaque outil utilisé pour le traitement manuel des factures, comme votre ERP, et divisez-le en coût mensuel.
• Fournitures : additionnez le coût mensuel des fournitures telles que l’encre, le papier, les enveloppes et les timbres.
• Remises des fournisseurs : l'Institut de la Gestion Financière (IOFM) estime que 65 % des fournisseurs offrent des remises pour paiement anticipé, souvent avoisinnant 2 %. Si vous manquez ces remises à cause du traitement manuel, ajoutez ce coût à votre estimation.
• Frais de transaction : inclure les frais bancaires pour les transactions comme les prélèvements et les paiements par carte de crédit.

Une fois toutes ces informations recueillies, ajoutez-les aux coûts tactiques calculés. Vous êtes surpris par le montant ? Attendez, il vous reste enfin à additionner les coûts cachés.

Coûts cachés

Bien que plus difficiles à calculer, il faut aussi considérer les coûts cachés pour déterminer le coût total du traitement manuel des factures.

• Erreurs humaines : les erreurs humaines entraînent des surcoûts au traitement des factures en causant des retards, la perte de remises pour paiement anticipé et des coûts supplémentaires de main-d'œuvre pour la réconciliation.
• Retards de communication : les factures peuvent rester en attente d'approbation sur les bureaux des managers ou dans les boîtes de réception pendant des jours, voire des semaines. Ce temps pourrait être utilisé pour faire avancer des tâches à forte valeur ajoutée. Ces retards augmentent par ailleurs le stress pendant les audits, pouvant entraîner un épuisement des employés et un turnover élevé.
• Fraude : plus les processus manuels restent en vigueur dans votre département comptable, plus le risque de fraude de paiement est élevé. 

Automatisation : la solution

Une solution d’automatisation des comptes fournisseurs, comme Quadient Comptes Fournisseurs, de l'éditeur français Quadient, capture automatiquement les données des factures, les transfère aux bons interlocuteurs et facilite le paiement en temps et en heure. Le risque d'erreurs humaines, de fraude et de paiements tardifs est réduit, et le coût de traitement d’une facture est significativement diminué.

Les entreprises qui utilisent l'automatisation économisent en moyenne 60 à 80 % par rapport au traitement manuel, avec un coût moyen par facture de 5 € ou moins, soit une économie de 9€ à 15€ par facture. Pour une entreprise traitant 500 factures par mois, cela peut représenter une économie annuelle de 90 000 €.

Conclusion

En additionnant les coûts tactiques, abstraits et cachés, vous obtiendrez une vision claire de ce que vous coûte le traitement manuel de vos factures. Maintenant que vous avez cette information, vous pouvez prendre les premières mesures pour réduire ces coûts grâce à une solution d’automatisation des comptes fournisseurs.

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