Combien coûte réellement le traitement d’une facture ?

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Alors que la crise actuelle se déroule, de nombreuses entreprises cherchent des solutions qui les aideront à se préparer pour les mois à venir, qu’il s’agisse de soutenir le travail à distance, d’assurer la continuité des activités ou de réduire les coûts dans la mesure du possible.

Dans le service de comptabilité, un domaine qui est souvent inefficace et qui dépend d’activités manuelles sur papier est celui des comptes fournisseurs. Le paiement manuel des factures entraîne des coûts élevés, des retards de paiement, des erreurs, des retards d’approbation et d’autres défis. Cependant, les outils d’automatisation de la comptabilité peuvent vous aider.

Si vous pensez que le moment est venu de réduire les coûts en automatisant l’AP, vous êtes en bonne compagnie. 41 % des répondants à un sondage d’EY de 2020 ont déclaré qu’investir dans l’automatisation est une priorité clé compte tenu de notre économie actuelle. Les industries les plus touchées par la crise deviennent rapidement les premières à réduire les risques de leurs activités grâce à l’automatisation. Par exemple, Procede Software, une entreprise de services à l’industrie du camionnage commercial, a mis en œuvre l’automatisation des points d’accès pour réduire les coûts et aider son équipe financière à travailler à distance. Attendez-vous à ce que cette tendance se poursuive alors que les responsables financiers se concentrent sur la réduction des coûts, l’augmentation de l’efficacité, la réduction des risques et le soutien au travail à distance.

Le traitement manuel des factures a des coûts cachés élevés

Avec 57% des entreprises utilisant encore des processus manuels de saisie des données de facturation, il n’est pas surprenant que cela ait été identifié comme le principal défi AP. Dans un modèle traditionnel, un professionnel de la comptabilité saisirait les données de toutes les factures entrantes, les trierait en lots spécifiques, les ferait correspondre à un bon de commande, coderait et ferait un suivi auprès des gestionnaires pour approbation. Avec la crise actuelle, comment votre équipe comptable gère-t-elle ces opérations à distance ?

Des sociétés de recherche telles que Levvel Research ont noté que le coût moyen de traitement d’une seule facture peut aller jusqu’à 15 $. Cela explique la blague souvent entendue dans les départements AP - est le coût du traitement d’une facture de 12 $ de plus que le montant réel de la facture. Les organisations qui ont mis en œuvre une sorte d’amélioration des processus de comptabilité fournisseurs, à savoir un système d’automatisation des points d’accès, ont réalisé des économies significatives de 60 à 80 % par rapport au traitement manuel, le coût moyen par facture tombant à 5 $ ou moins.

L’automatisation des points d’accès aide les équipes à économiser 13 $ en moyenne pour chaque facture traitée. Pour les entreprises qui traitent 500 factures par mois, cela représente une économie annuelle de 78 000 $.

Quel est l’impact de la facturation manuelle sur votre entreprise ?

• Sujet à l’erreur humaine : Des postes mal codés, des erreurs de saisie manuelle, des goulots d’étranglement des employés – cela arrive aux meilleurs d’entre nous. Les erreurs humaines augmentent le coût du traitement manuel des factures AP, entraînant des retards et du temps supplémentaire et inutile consacré au rapprochement.
• Entrave à la communication et retards : Avec un système manuel, la communication peut être lente. Cela a tendance à être encore plus prononcé lorsque votre main-d’œuvre fonctionne à distance. Les factures ont tendance à rester sur des tables ou dans les boîtes de réception des gestionnaires d’approbation pendant des jours, voire des semaines. Le temps qui aurait pu être utilisé pour travailler sur des tâches de grande valeur est consacré à la recherche d’approbations. Au milieu d’un audit interne ou externe, cela peut être très stressant. Si la facture passe par plusieurs couches, il y a plus de chances qu’elle soit perdue ou falsifiée. N’oublions pas la perte de confiance avec les fournisseurs qui accompagne les retards de paiement.
• Pertes liées à la fraude : Le manque de solutions d’audit efficaces et automatisées rend les entreprises vulnérables à la fraude AP entraînant de lourdes pertes monétaires. Plus le degré de processus manuels au sein de votre service comptable est élevé, plus le risque de fraude aux paiements n’est pas détecté. En 2018, les organisations ont subi plus de 7 milliards de dollars de pertes dues à la fraude dans le monde entier.

Comment calculer votre coût de traitement d’une facture

Combien de temps et d’argent dépensez-vous avec la facturation manuelle? Obtenez une estimation en examinant le temps que votre équipe consacre à chacune de ces tâches.

 Bons de commande

• Création de demandes
• Routage des bons de commande pour approbation
• Soumission aux fournisseurs
• la saisie des données
• Correspondance avec les factures

les factures

• Réception des factures
• Routage et suivi de l’approbation des factures
• la saisie des données
• Classement et stockage

Paiements

• Création de listes de comptes fournisseurs anciens
• Décider quoi payer
• Faire correspondre les factures aux chèques
• Soumettre aux autorités de signature
• Recueillir de la documentation
• Vérifier le rembourrage
• Libération ou courrier
• Réconciliation

Comment l’automatisation des points d’accès réduit-elle les coûts ?

13 $ de moins par facture : Selon Levvel Research, l’automatisation des points d’accès permet aux équipes d’économiser 13 $ en moyenne pour chaque facture traitée. Pour les entreprises qui traitent 500 factures par mois, cela représente une économie annuelle de 78 000 $.

Calculez vos économies potentielles

Essayez la calculatrice

Réduction de 83 % de la saisie des données : Avec une solution automatisée, votre équipe peut consacrer du temps à des tâches de plus grande valeur au lieu de la saisie manuelle des données.

Visibilité à 100 % sur les canaux d’approbation : Beanworks permet aux équipes comptables de rechercher l’état des factures en temps réel, ce qui contribue à réduire les longs délais de traitement des factures et les retards de paiement. Beanworks vous permet de configurer des workflows d’approbation et d’exécuter des rapports sur ceux-ci, ce qui facilite le suivi de l’emplacement d’une facture et de sa durée.

Accès en temps réel aux factures : Les factures imprimées ne fournissent pas d’accès rapide aux données, ce qui coûte du temps et de l’argent consacrés au classement et à la recherche de documents, en particulier lors d’un audit. Beanworks stocke toutes les factures numériquement et dispose d’une recherche globale qui vous permet de rechercher rapidement des factures en fonction de n’importe quel filtre que vous tapez, tel que le fournisseur, le numéro de facture ou le montant. Une image de chaque facture est également stockée dans le système et facilement disponible. Cela rend l’audit interne et externe beaucoup plus efficace et rapide.

Précision de 99 % : Les factures sont saisies dans le système avec une précision de 99 %, ce qui aide votre équipe à réduire la portée de l’erreur humaine et à économiser d’innombrables heures sur le rapprochement.

Un processus AP automatisé soulage non seulement votre équipe financière des tâches manuelles et répétitives, mais lui permet également de maintenir les opérations AP critiques en cours d’exécution comme il se doit dans un environnement distant avec des coûts minimes.

Du début à la fin, une solution de comptes fournisseurs est capable de capturer, d’acheminer, de coder, de demander l’approbation et de s’assurer que les paiements sont envoyés au bon fournisseur en temps opportun. Le risque d’erreurs, de fraude et de retards de paiement est atténué et le coût du traitement d’une seule facture est considérablement réduit. Découvrez comment Beanworks peut vous aider à réduire vos coûts de traitement des factures rapidement et sans douleur

Combien coûte le traitement d’une facture pour vous?

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