La fraude est à la hausse - Voici comment la vaincre
Temps de lecture estimé: 7 minutes
Nous savons tous que la pandémie a causé d’énormes perturbations dans notre façon de travailler. Les équipes comptables n’étaient pas différentes des autres secteurs, car nous devions nous adapter au travail à distance et aux longues heures qui l’accompagnaient souvent. Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que la principale préoccupation des comptables à la suite de tous ces changements est le risque de fraude et d’abus qu’ils entraînent.
Beanworks a découvert quels sont les principaux problèmes pour les équipes financières dans notre enquête, The State of Accounts Payable. Nous avons interrogé 600 professionnels de la comptabilité, qui travaillent tous dans les domaines de la comptabilité, des comptes fournisseurs (PA) ou ont un rôle de leadership dans la finance. Toutes les personnes qui ont répondu travaillent en Amérique du Nord pour une entreprise qui emploie plus de 100 personnes, mais moins de 5 000 personnes. Ils ont expliqué comment ils répondent à ces défis, et nous avons découvert des vérités révélatrices sur les organisations qui prospèrent par rapport à celles qui sont encore en difficulté en 2021.
Les bouleversements économiques causés par la COVID-19 ont entraîné une vague de transactions financières inhabituelles – commandes accélérées, changements d’informations bancaires et nouvelles méthodes de paiement. Une demande urgente qui aurait fait sourciller dans le passé n’aurait peut-être pas semblé aussi alarmante dans une situation de crise. Selon certaines estimations, les tentatives de fraude en ligne ont augmenté de 25% rien qu’aux États-Unis, les fraudeurs ayant exploité cet environnement inhabituel à leurs propres fins.
Jetons un coup d’œil aux domaines de la finance qui ont été les plus touchés par cela, aux mesures prises par les services comptables pour lutter contre la fraude et à quelques astuces et conseils sur la façon d’éviter d’être trompés. Nous examinerons également quelques exemples clés d’entreprises qui ont fait face à la fraude cette année, afin de voir ce que nous pouvons apprendre d’elles.
Fraude découverte
La clé pour lutter contre la fraude et les abus est de comprendre pourquoi ils ont augmenté en premier lieu. Quels sont les types d’escroqueries et d’erreurs que nos répondants ont rencontrées depuis le début de la pandémie? Il y a plusieurs domaines de la finance que notre enquête a révélés comme vulnérables. Les fraudeurs sont des opportunistes, et ils ont réalisé que la pandémie avait peut-être affaibli les contrôles dans les institutions. Les escroqueries par hameçonnage étaient monnaie courante pendant la pandémie, et les équipes financières en étaient la principale cible. Au total, 68 % de nos répondants ont constaté une augmentation de la fraude entre fournisseurs et vendeurs. Les exemples incluent l’escroquerie des prix, la fausse déclaration de produit et la surfacturation. La grande majorité – 78% – a déclaré que son département AP avait reçu une facture frauduleuse au cours de la dernière année.
La quantité d’informations disponibles pour les fraudeurs à exploiter est également plus élevée que jamais. Il y a eu une augmentation des capacités d’exploration de données, mettant en péril les données financières et sensibles des entreprises.
Un autre objectif clé concerne les dépenses, qui ont été la deuxième fraude la plus signalée pendant la pandémie jusqu’à présent. En fait, les violations des dépenses ont grimpé en flèche de 292% en 2020. Cette année, 62 % des entreprises étaient encore confrontées à des demandes de remboursement de dépenses hors police. Les processus manuels et gourmands en papier font partie du problème. Passer au crible des piles de reçus papier pour vérifier chaque rapport prend un temps précieux chaque mois, surtout si l’on considère qu’une note de frais sur cinq contient des erreurs. À mesure que le nombre de demandes de remboursement augmente avec des travailleurs à distance payant pour des choses qui auraient été couvertes par leur bureau dans le passé, il devient de plus en plus difficile de suivre et de repérer les anomalies.
L’audit est également devenu plus difficile. Les auditeurs ont du mal à accéder aux données et il leur est plus difficile de vérifier les approbations sur un mélange de papier et de systèmes tels que les e-mails, les feuilles de calcul et les dossiers Dropbox. Toutes les entreprises qui ont mis en œuvre des solutions à court terme alors qu’elles n’étaient pas au courant de la pandémie pourraient faire face à des problèmes une fois qu’il sera temps de procéder à leur audit annuel.
Le problème fondamental pour la plupart de nos répondants était la dépendance à l’égard de processus manuels sur papier. Cela a conduit à un manque de transparence sur les systèmes financiers, ce qui, selon 63% des personnes interrogées, était la raison pour laquelle elles ont fait plus d’heures supplémentaires pendant la COVID-19. Les employés des finances font en moyenne 10 heures supplémentaires par semaine. L’une des causes en est la difficulté d’accéder à distance aux documents physiques. Ce dont ils avaient besoin, c’était d’une plate-forme centrale sur laquelle ils pouvaient obtenir ces informations, mais trop souvent, cela a fait défaut.
« Je dirais que nous avons économisé au moins 50 % de notre temps. Je regarde aussi le temps que les chefs de ministère consacrent aux approbations, et cela a beaucoup diminué. Ils n’ont pas besoin de s’adapter à la comptabilité et ils n’ont pas besoin d’approuver sur papier. »
Dean Olevson, directeur des finances au Radisson Blu Minneapolis Downtown
Lorsque les données sont téléchargées sur plusieurs systèmes différents, cela entraîne des silos d’informations, ainsi que des erreurs et des omissions. Pas étonnant qu’il soit difficile de repérer les drapeaux rouges dans ce climat. Ce que la plupart des équipes comptables ont remarqué, c’est que cela entraîne également une énorme perte de temps. La maintenance et la gestion des données dans tous ces systèmes équivalent à un travail à temps plein.
La mise en correspondance manuelle des documents peut prendre des heures et il peut être presque impossible de remarquer des factures frauduleuses ou en double. Les employés font souvent leurs propres raccourcis et systèmes, créant une déconnexion entre l’approvisionnement et le système de point d’accès formel. Les erreurs de paiement sont également dues à la saisie manuelle des données, selon 88% de nos répondants. La plupart des entreprises sont toujours aux prises avec les exigences en temps réel d’une économie numérique tout en étant obligées de compter sur des chèques papier qui les accablent d’inefficacité et d’un manque de visibilité sur le moment ou le montant qu’elles seront payées.
Comment réparer la fraude
Même lorsque votre équipe travaille à domicile, il est toujours possible d’obtenir plus de contrôle et de visibilité sur les finances de votre organisation. Commencez par mettre en place deux niveaux d’approbation tels que le gestionnaire et l’acheteur. Une bonne pratique consiste à toujours demander à une autre personne d’approuver les paiements autres que l’acheteur lui-même.
Deuxièmement, connaissez les signes d’une arnaque. Le signe le plus courant qu’un e-mail pourrait provenir d’une source douteuse est le nom de domaine. Les fraudeurs achèteront des domaines qui ressemblent à des domaines de fournisseurs mais qui sont légèrement différents. Recherchez également les factures qui manquent d’informations telles qu’une adresse ou un numéro de téléphone; les prix d’achat des fournisseurs qui semblent exceptionnellement élevés ou bas; et les fournisseurs qui n’utilisent pas d’adresse e-mail professionnelle, optant plutôt pour un fournisseur gratuit tel que Gmail.
Séparez vos processus d’approbation pour les factures et les paiements, et créez un formulaire de changement bancaire. Lorsqu’un fournisseur demande la modification de ses coordonnées bancaires, vous devez confirmer la légitimité de la demande. Pour ce faire, vous pouvez poser des questions telles que la date de leur dernier paiement ou le montant de la dernière facture.
Voici quelques conseils pour lutter contre la fraude aux dépenses :
- Formalisez et appliquez votre politique de dépenses
- Numériser les reçus immédiatement après les avoir reçus ou utiliser un système électronique pour cela
- Éliminez la double saisie de données
- Personnalisez les catégories de reçus qui correspondent à vos codes GL
- Automatisez le routage de l’approbation des dépenses
Les solutions AP automatisées peuvent aider à prévenir la fraude dans toutes vos fonctions AP, ainsi qu’à éliminer la saisie manuelle des données de 83%. Les erreurs telles que les factures en double sont automatiquement signalées par un système tel que Beanworks. Les organisations que nous avons interrogées qui ont mis en œuvre une solution telle qu’un logiciel AP ont réalisé des économies de 60 à 80% par rapport à celles qui sont encore coincées avec le traitement manuel. Parmi ceux que nous avons interrogés qui ont eu du succès pendant la pandémie, 94% ont déclaré que l’automatisation des points d’accès était un facteur contributif important.
« Le plus grand avantage est que nous n’avons pas besoin d’aller au classeur. Nous pouvons simplement extraire la facture ou le bon de commande dans Beanworks et vérifier les détails. Tout est là. Il y a moins d’heures supplémentaires en comptabilité et nous en sommes heureux. »
Donna Saunders, contrôleuse financière à l’aéroport international de Huntsville
61 % des entreprises qui ont automatisé leur processus de bons de commande ont signalé une amélioration de la visibilité et de la transparence des achats. Une budgétisation et des prévisions précises basées sur des données sont plus faciles à réaliser avec l’automatisation. Il aide les équipes financières à analyser leurs dépenses avant qu’elles ne se produisent, plutôt qu’après coup, ce qui donne un meilleur contrôle et une plus grande sécurité contre les fraudes potentielles. Tout peut être visualisé sur un tableau de bord central accessible même lorsque les équipes travaillent à distance.
Avec Beanworks, les entreprises peuvent créer un processus d’achat personnalisé formel qui contrôle qui est en mesure d’acheter quoi et combien d’argent ils peuvent dépenser. Ils peuvent définir des limites de dépenses en fonction du service, du projet, du fournisseur ou définir des budgets de gestionnaire pour contrôler les dépenses du service et arrêter les achats non approuvés. Lorsque les factures et les paiements sont automatiquement appariés, la double saisie de données est définitivement bannie.
Les paiements numériques génèrent des pistes d’audit numériques et aident à prévenir les risques internes et externes en signalant les doublons. Le logiciel automatisé assurera également la sécurité de la gestion des données bancaires des fournisseurs, et certains assumeront même la responsabilité de payer correctement les fournisseurs. Avec un fournisseur de paiements sécurisés, chaque transaction est assurée avec une garantie de paiement ou une garantie.
Entreprises qui luttent contre la criminalité et la saisie manuelle
Plusieurs clients de Beanworks ont ainsi pu automatiser leur fonction AP et obtenir ainsi une meilleure sécurité et un meilleur contrôle des processus financiers. L’aéroport international de Huntsville, un client de Beanworks, a déclaré que son équipe avait gagné en visibilité depuis l’automatisation de son point d’accès. Donna Saunders, contrôleur financier, a déclaré: « Le plus grand avantage est que nous n’avons pas à aller au classeur. Nous pouvons simplement extraire la facture ou le bon de commande dans Beanworks et vérifier les détails. Tout est là. Il y a moins d’heures supplémentaires en comptabilité et nous en sommes heureux. »
Un autre client de Beanworks, Radisson Hotels, a récemment automatisé son flux de travail de facturation et de dépenses. Dean Olevson, directeur des finances chez Radisson Blu Minneapolis Downtown, a déclaré: « Je dirais que nous avons économisé au moins 50% de notre temps. Je regarde aussi le temps que les chefs de ministère consacrent aux approbations, et cela a beaucoup diminué. Ils n’ont pas besoin de s’adapter à la comptabilité et ils n’ont pas besoin d’approuver sur papier. » En conséquence, son équipe a pu se passer de 85 à 90% de papier et peut accéder aux données dont elle a besoin dans un tableau de bord central.
Douglas Chow, superviseur des finances chez Science World, à Vancouver, a déclaré que l’automatisation avait aidé son département AP à continuer pendant la pandémie. « Notre directeur financier a toujours été entouré d’une pile croissante de factures et de chèques à approuver – plus de 250 chaque semaine. Avec Beanworks, effectuer des paiements est beaucoup plus facile. Il est très rare qu’un paiement électronique soit perdu. Avec les chèques, il y a toujours le risque qu’ils se perdent dans le courrier ou soient retardés pendant une crise comme la COVID-19. »
Découvrez comment l’automatisation des points d’accès peut libérer votre équipe comptable de la saisie manuelle des données, des retards et des processus papier.
