Beaucoup d'entreprises se rendent compte que leur système de bons de commande est dépassé.
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Avant que la pandémie ne perturbe les équipes en charge des comptes fournisseurs, l’intelligence artificielle et l’automatisation étaient considérées comme de jolis avantages. Elles sont maintenant devenues une nécessité.
En 2020, 60 % des équipes s’appuyaient sur des outils simples comme Microsoft Office ou des mails pour traiter les bons de commande, mais aujourd’hui, les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs ne demandent qu'une chose : une solution d'automatisation.
Pourquoi faut-il un processus de bon de commande ?
Un système de bons de commande vous permet de documenter et de contrôler qui est autorisé à effectuer des achats au sein de l’entreprise. Il offre une visibilité sur les paiements à venir afin que vous puissiez comprendre votre trésorerie en temps réel. Avec un processus correctement paramétré, le cycle d’achat devient plus clair.
« N’importe qui pouvait essentiellement acheter ce qu’il voulait. »
Parfois, le processus d’approbation interne pour les bons de commande est faible ou mal organisé. Pour des entreprises comme Anvyl, une société de gestion de la chaîne d’approvisionnement, traiter manuellement les bons de commande signifiait échanger des informations au moins 10 fois avec une entreprise et communiquer avec 11 personnes avant de finalement clôturer la commande.
Quadient Comptes Fournisseurs à la rescousse
En automatisant les bons de commande avec Quadient Comptes Fournisseurs, les entreprises peuvent facilement suivre leurs dépenses engagées en ligne. Vous pouvez appliquer des restrictions budgétaires ou des limites de dépenses en fonction du département, du projet, du fournisseur, etc. Les équipes en charge des comptes fournisseurs peuvent comptabiliser toutes les marchandises commandées, en gardant un œil sur les approbations et les flux de trésorerie.
C’est ce qui a incité l’entreprise canadienne de restauration, Athabasca, à automatiser ses bons de commande. Robert Cremers, leur directeur financier, s’est rendu compte que sans un processus formel, « n’importe qui pouvait acheter ce qu’il voulait ». Au fur et à mesure de l’expansion d’Athabasca, il est devenu essentiel de retrouver de la visibilité et du contrôle, en particulier lorsque 80 employés étaient autorisés à effectuer des achats. Désormais, avec Quadient Comptes Fournisseurs, l'entreprise peut suivre les approbations et les dépenses en ligne.
Vision de l’avenir
Quadient Comptes Fournisseurs attribue un numéro de bon de commande à chaque demande. Cela garantit que vous ne payez que pour les articles reçus. Notre solution met également fin à l'isolation des informations, ce qui aide les équipes en charge des comptes fournisseurs à analyser les dépenses à venir. La plateforme automatisée est beaucoup plus facile à gérer que le papier et offre une foule d’autres avantages tels que l’appariement automatisé.
En supposant que votre organisation n’est pas sujette à des dépenses imprudentes, dépasser le budget est toujours un problème courant avec les bons de commande manuels. Sans contrôles appropriés en place, les employés peuvent facilement dépasser le montant alloué. Avec Quadient Comptes Fournisseurs, vous pouvez créer un processus d’achat qui contrôle qui est en mesure d’acheter quoi et quel budget est alloué. Vous pouvez définir des limites de dépenses en fonction du service, du projet, du fournisseur ou définir des budgets dédiés à chaque gestionnaire pour contrôler la trésorerie de l'entreprise.
Les erreurs arrivent vite lorsque plusieurs employés soumettent des bons de commande, les envoient par mail aux fournisseurs, puis attendent une réponse. Il n’est pas étonnant que 33% des entreprises aient du mal à gagner en visibilité avec leur chaîne d’approvisionnement, selon une étude de Levvel.
Un flux de travail automatisé achemine instantanément les approbations vers les gestionnaires assignés, ce qui accélère considérablement le cycle du bon de commande. Comme tout est documenté et stocké sur le cloud, vous ne perdez jamais de données.
Les économies que vous réalisez produisent également des opportunités. Une fois que les employés commencent à soumettre des demandes en ligne, les approbateurs peuvent facilement identifier les habitudes d’achat et passer des commandes en vrac ou demander des remises sur volume.
De plus, les approbations des factures et des paiements s’accélèrent également car tous les processus (bons de commande, approbations de factures, paiements et notes de frais des employés) sont synchronisés de manière transparente.
La pandémie a accéléré l’acceptation du télétravail. Celui-ci est non seulement devenu possible, mais aussi souhaitable. En automatisant entièrement votre système de bons de commande, vous pouvez faire gagner d’innombrables heures à votre équipe, rationaliser le processus et éviter les allers-retours sans fin avec les fournisseurs. Cela minimise la frustration et les incohérences, deux freins majeurs au bon fonctionnement d'une équipe comptabilité fournisseurs.
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