Les entreprises admettent que leur système de bons de commande est défectueux. Voici ce qu’ils font à ce sujet
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Avant que la COVID-19 ne perturbe les équipes des comptes fournisseurs, l’intelligence artificielle et l’automatisation étaient considérées comme des avantages plutôt que comme une nécessité. Rétrospectivement, nous sommes littéralement en 2020 – avec un chef d’entreprise qualifiant même la crise de « trop précieuse pour être gaspillée ».
En temps normal, 60 % des équipes s’appuyaient sur des outils improvisés comme Microsoft Office ou des e-mails pour traiter les bons de commande (PO), mais aujourd’hui, les équipes AP à l’épreuve du temps n’ont jamais été aussi désireuses d’automatiser.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un processus de bon de commande, de toute façon?
Un système de bons de commande vous permet de documenter et de contrôler qui est autorisé à effectuer des achats au sein de l’entreprise. Il offre une visibilité sur les paiements à venir afin que vous puissiez comprendre votre situation de trésorerie en temps réel. Avec un processus correctement enregistré, le cycle d’achat est plus clair.
« N’importe qui pouvait essentiellement acheter ce qu’il voulait. »
Parfois, la boucle d’approbation interne pour les bons de commande est faible ou trop maladroite. Pour des entreprises comme Anvyl, une société de gestion de la chaîne d’approvisionnement, traiter manuellement les bons de commande signifiait échanger des informations au moins 10 fois avec une entreprise et communiquer avec 11 personnes avant de finalement fermer la commande.
Beanworks soutient votre équipe AP
En automatisant les bons de commande avec Beanworks, les entreprises peuvent facilement suivre leurs dépenses engagées en ligne. Vous pouvez appliquer des restrictions budgétaires ou des limites de dépenses en fonction du département, du projet, du fournisseur, etc. Les équipes AP peuvent comptabiliser toutes les marchandises commandées par les employés, en gardant un œil sur les approbations et les flux de trésorerie.
C’est ce qui a incité l’entreprise canadienne de restauration, Athabasca, à automatiser ses bons de commande. Robert Cremers, leur directeur des finances et de l’administration, s’est rendu compte que sans un flux de travail officiel, « n’importe qui pouvait essentiellement acheter ce qu’il voulait ». Au fur et à mesure de l’expansion d’Athabasca, il est devenu essentiel de retrouver de la visibilité et du contrôle, en particulier lorsque 80 employés étaient autorisés à effectuer des achats. Désormais, en utilisant le module PO de Beanworks, ils sont en mesure de suivre les approbations et les dépenses des employés en ligne.
Vision de l’avenir
Beanworks attribue un numéro de bon de commande à chaque demande. Cela garantit que vous ne payez que pour les articles reçus. Il brise également les silos d’informations autour des achats, aidant les équipes AP à analyser les dépenses à venir. La plate-forme automatisée est beaucoup plus facile à gérer que le papier et offre une foule d’autres avantages tels que l’appariement automatisé.
En supposant que votre organisation n’est pas sujette à des dépenses imprudentes, dépasser le budget est toujours un problème courant avec les bons de commande manuels. Sans contrôles appropriés en place, les employés peuvent facilement dépasser le montant alloué. Avec Beanworks, vous pouvez créer un processus d’achat personnalisé formel qui contrôle qui est en mesure d’acheter quoi et combien d’argent ils peuvent dépenser. Vous pouvez définir des limites de dépenses en fonction du service, du projet, du fournisseur ou définir des budgets de gestionnaire pour contrôler les dépenses du service.
Les erreurs peuvent se produire facilement si plusieurs employés soumettent un bon de commande, l’envoient par e-mail au fournisseur, puis attendent une réponse. Il n’est pas étonnant que 33% des entreprises aient du mal à gagner en visibilité avec leur chaîne d’approvisionnement, selon une étude de Levvel.
Un flux de travail automatisé achemine instantanément les approbations vers les gestionnaires assignés, ce qui accélère considérablement le cycle du bon de commande. Comme tout est documenté et stocké sur le cloud, vous ne perdez jamais de données.
Les économies que vous réalisez produisent également des opportunités. Une fois que les employés commencent à soumettre des demandes en ligne, les approbateurs peuvent facilement identifier les habitudes d’achat et passer des commandes en vrac ou demander des remises sur volume.
De plus, les approbations dans les factures et les paiements s’accélèrent également car tous les flux de travail AP (bons de commande, approbations de factures, paiements et dépenses des employés) sont synchronisés de manière transparente.
La pandémie a accéléré l’acceptation que le travail à distance est non seulement possible, mais qu’il est là pour rester. En automatisant entièrement votre système de bons de commande, vous pouvez faire gagner d’innombrables heures à votre équipe, rationaliser le processus et éviter les allers-retours sans fin avec les fournisseurs. Cela minimise la frustration et les incohérences, deux choses qui freinent souvent les équipes AP.
Vos achats ont-ils besoin d’une refonte ?
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