L’Association canadienne des producteurs de semences réduit ses pratiques manuelles – « Nos processus sont presque entièrement électroniques »
Temps de lecture estimé: 2 minutes
L’Association canadienne des producteurs de semences (ACVM) est l’organisme de réglementation désigné pour le système canadien de certification des cultures de semences. L’organisme sans but lucratif s’engage à soutenir un secteur agricole canadien concurrentiel en tant que chef de file mondial respecté en matière d’assurance de la qualité des semences et de traçabilité génétique. La CSGA rassemble des producteurs de semences, des sélectionneurs de plantes et des intervenants du secteur semencier pour offrir de manière fiable un programme national de certification des cultures de semences grâce à l’assurance de l’identité génétique des semences généalogiques.
« Je n’étais pas satisfait de notre processus manuel pour AP. Nous avions déjà automatisé plusieurs de nos autres processus, donc la prochaine étape naturelle était de déplacer AP de cette façon également. » Pam Coles, directrice générale, Finances et administration, CSGA
Dans son Plan stratégique 2017-2023, l’Association a réaffirmé son engagement envers l’efficience et l’efficacité organisationnelles. Et en tant que directrice générale des finances et de l’administration, Pam Coles cherchait de nouvelles façons d’améliorer leurs processus existants.
« J’ai tout de suite été attiré par l’idée de l’automatisation des comptes fournisseurs ( PA) », admet Coles. « Je n’étais pas satisfait de notre processus manuel pour AP. Nous avions déjà automatisé plusieurs de nos autres processus, donc la prochaine étape naturelle était de déplacer AP de cette façon également. »
Coles a choisi Beanworks AP automation pour son efficacité de haut niveau et son intégration en douceur avec son système financier central, Sage 300.
En tant qu’organisation nationale travaillant avec une équipe de 13 membres, la CSGA a été motivée à automatiser son point d’accès et à le déplacer vers le cloud.
Bien que la CSGA certifie plus d’un million d’acres de plus de 2 000 variétés de 40 types de cultures différents pour près de 3 000 producteurs canadiens, il s’agit d’une organisation plus petite comptant seulement 13 employés à temps plein. Cependant, Coles et son équipe ont les mêmes problèmes AP que n’importe quelle grande entreprise.
« Avant d’automatiser, je faisais beaucoup de corrections manuelles », a déclaré Coles. « Si quelque chose était codé sur le mauvais compte du grand livre, par exemple, il était déjà traité, et un chèque aurait déjà été émis au moment où je l’ai vu, ce qui rend les modifications beaucoup plus difficiles. »
« Nous sommes passés d’un classeur complet pour nos factures fournisseurs et nos demandes de remboursement de dépenses à un seul dossier pour tout. Cela a simplifié les choses pour nous, et je suis heureux que nous ayons un processus plus sûr que jamais. »
Le problème séculaire des piles de papier dans AP était un autre obstacle à l’efficacité, que CSGA a heureusement rectifié avec l’automatisation.
« Nous avons très peu de papier maintenant », a déclaré Coles. « Nous sommes passés d’un classeur complet pour nos factures fournisseurs et nos demandes de remboursement de dépenses à un seul dossier pour tout. Cela a simplifié les choses pour nous, et je suis heureux que nous ayons un processus plus sûr que jamais », a déclaré Coles.
En ce qui concerne la pandémie et la transition vers le travail à distance, Coles admet que l’automatisation avec le logiciel Beanworks a été essentielle pour améliorer sa capacité organisationnelle et son infrastructure de système financier.
« L’automatisation nous a permis de maintenir l’efficacité pendant la pandémie. »
« Faire notre AP à distance n’était pas possible avant la mise en œuvre de Beanworks. Cela devait être fait au bureau », a déclaré Coles. « Et avec le début de la pandémie de COVID-19, c’est devenu un défi logistique. De plus, un chèque devait être signé manuellement par deux personnes différentes. L’automatisation nous a permis de maintenir notre efficacité pendant la pandémie. »
Quelle que soit la taille ou l’échelle de votre organisation, l’automatisation peut faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
Découvrez comment Beanworks AP Automation peut transformer votre entreprise
Partager cet article
