« Le rapprochement des dépenses prend maintenant 30 secondes » – Transformation des dépenses d’Athabasca Catering
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Alors que la pandémie de COVID-19 a frappé cette année et que des hordes d’employés de bureau se sont habitués au travail à domicile, Athabasca Catering a dû relever un défi.
L’entreprise fournit des repas et des services de conciergerie pour les chantiers de construction et miniers. Ils nourrissent plus de 400 personnes par jour – et ce n’était pas un travail qui pouvait être fait à domicile.
Cela a rendu leur processus de dépenses sur papier encore plus compliqué qu’auparavant.
Heureusement, Athabasca a pu mettre en œuvre le module de dépenses d’automatisation AP de Beanworks.
Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration, a expliqué: « Nos personnes travaillant sur les sites n’ont pas le luxe de travailler à domicile. La soumission des notes de frais est devenue très difficile. Alors, quand nous avons trouvé ce module de dépenses, nous avons juste dit, aha, il y a un moyen de résoudre ce problème. »
Robert pouvait désormais approuver les dépenses sans avoir besoin d’être physiquement au bureau lui-même.
Mais l’un des plus grands avantages a été la simplicité d’utilisation de l’ application mobile pour ceux qui saisissent leurs dépenses.
Le personnel de l’entreprise, qui compte près de 200 personnes, prend des photos de ses dépenses au fur et à mesure qu’il se déplace, et les informations sont automatiquement téléchargées dans l’application. Il peut ensuite être comparé facilement avec les relevés Visa à la fin de chaque mois.
« Le rapprochement des dépenses prend désormais 30 secondes » dit Robert.
Passer à un monde sans papier
« Avant, tout était sur papier » – Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration, Athabasca Catering
L’ensemble du processus des comptes créditeurs d’Athabasca Catering est désormais sans papier. Cela marque un énorme changement dans la façon de travailler de l’entreprise, qui gère également ses factures et bons de commande (PO) avec Beanworks.
« Avant, tout était sur papier : toutes nos factures, et nos talons de chèques et avis de paiement[slips] étaient rangés dans des classeurs », a déclaré Robert.
Le déménagement à Beanworks a réduit les dépenses d’Athabasca en papier d’environ 75 %. Il a également réduit ses dépenses d’impression et de copie de 400 $ par mois à 100 $ par trimestre. Les coûts de stockage seront également réduits à terme.
Visibilité sur les achats
La dématérialisation des dépenses, des factures et des bons de commande n’était pas le seul avantage qu’Athabasca Catering a tiré de son déménagement à Beanworks.
Auparavant, l’entreprise n’avait aucun bon de commande et aucun processus d’approbation des achats. Cela signifiait que « n’importe qui pouvait acheter ce qu’il voulait », a déclaré Robert.
Il était essentiel de retrouver une certaine visibilité et un certain contrôle sur ce processus, en particulier lorsque 80 personnes ont la permission de faire des achats à Athabasca.
L’utilisation du module PO de Beanworks a donné exactement cela à l’équipe.
Une foule d’avantages
La facilité d’utilisation et de mise en œuvre était également importante pour Athabasca. Heureusement, Beanworks fait également l’affaire ici.
« Ce que j’ai vraiment aimé[is] , c’est très simple à utiliser », a déclaré Robert. « C’est parfait. L’équipe de mise en œuvre qui nous a aidés à démarrer a été fantastique. »
Robert Cremers a déclaré qu’il était « enthousiasmé » par certaines des capacités de Beanworks
« Ils ont écouté nos besoins. Nous avons été opérationnels très rapidement, ce que j’apprécie vraiment… Il y a un logiciel que nous mettons en œuvre, et nous y travaillons depuis un an et un -moitié, alors que Beanworks n’était qu’une question de jours. »
Avoir des factures sur le système plutôt que sur papier facilite la détection de tout type de fraude. L’équipe travaillant désormais à domicile, au lieu de scanner et d’envoyer par e-mail toute facture qui semble inhabituelle, tout le monde peut la consulter sur le système en même temps.
Et le temps que la petite équipe de trois comptes fournisseurs doit consacrer à la saisie des données a été réduit de 60%.
« C’est une très bonne progression pour nous. »
« Étant un gars de la finance, c’était assez excitant pour moi de voir qu’enfin, nous allons avoir un certain contrôle sur qui achète quoi », a déclaré Robert.
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