« Le rapprochement des dépenses prend maintenant 30 secondes » – La transformation des dépenses d’Athabasca Catering
Temps de lecture estimé : 2 minutes
Alors que la pandémie de COVID-19 a frappé cette année et que des hordes d’employés de bureau se sont habituées à travailler à domicile, Athabasca Catering a dû faire face à un défi.
L’entreprise fournit des repas et des services de conciergerie pour les chantiers de construction et d’exploitation minière. Ils nourrissent plus de 400 personnes par jour – et ce n’était pas un travail qui pouvait être fait à domicile.
Cela a rendu leur processus de dépenses sur papier encore plus compliqué qu’auparavant.
Heureusement, Athabasca a pu mettre en œuvre le module de dépenses d’automatisation des points d’accès de Beanworks.
Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration, a expliqué : « Nos employés qui travaillent sur les sites n’ont pas le luxe de travailler à domicile. La soumission des demandes de remboursement de dépenses est devenue très difficile. Donc, quand nous avons trouvé ce module de dépenses, nous avons juste dit, aha, il y a un moyen de résoudre ce problème.
Robert pouvait maintenant approuver les dépenses sans avoir besoin d’être physiquement au bureau lui-même.
Mais l’un des plus grands avantages a été la simplicité d’utilisation de l’application mobile pour ceux qui saisissent leurs dépenses.
Le personnel de l’entreprise de près de 200 personnes prend des photos de ses dépenses au fur et à mesure qu’elles vont de n’importe où, et les informations sont automatiquement téléchargées dans l’application. Il peut ensuite être comparé facilement avec les relevés visa à la fin de chaque mois.
« Réconcilier les dépenses prend maintenant 30 secondes », a déclaré Robert.
Passer à un monde sans papier
« Avant, tout était sur papier » – Robert Cremers, directeur des finances et de l’administration, Athabasca Catering
L’ensemble du processus des comptes fournisseurs d’Athabasca Catering est maintenant sans papier. Cela marque un énorme changement dans la façon de travailler pour l’entreprise, qui gère également ses factures et ses bons de commande (PO) avec Beanworks.
« Avant, tout était sur papier : toutes nos factures, nos talons de chèque et nos conseils de paiement [bordereaux] étaient rangés dans des classeurs », a déclaré Robert.
Le déménagement à Beanworks a permis de réduire les dépenses d’Athabasca sur le papier d’environ 75 %. Il a également réduit leurs dépenses d’impression et de copie de 400 $ par mois à 100 $ par trimestre. Les coûts de stockage finiront également par être réduits.
Visibilité sur les achats
La dématérialisation des dépenses, des factures et des bons de commande n’était pas le seul avantage qu’Athabasca Catering a retiré de son déménagement à Beanworks.
Auparavant, l’entreprise n’avait aucun PO et aucun processus d’approbation pour les achats. Cela signifiait que « n’importe qui pouvait essentiellement acheter ce qu’il voulait », a déclaré Robert.
Il était essentiel de retrouver une certaine visibilité et un certain contrôle sur ce processus, surtout lorsque 80 personnes ont la permission de faire des achats à Athabasca.
L’utilisation du module PO de Beanworks a donné exactement cela à l’équipe.
Une foule d’avantages
La facilité d’utilisation et de mise en œuvre était également importante pour Athabasca. Heureusement, Beanworks a également fait l’affaire ici.
« Ce que j’ai vraiment aimé à ce sujet, c’est que c’est très simple à utiliser », a déclaré Robert. « Ça a été impeccable. L’équipe de mise en œuvre pour nous aider à démarrer était fantastique. »
Robert Cremers a déclaré qu’il avait été « excité » par certaines des capacités de Beanworks
« Ils ont écouté quels étaient nos besoins. Nous avons été opérationnels très rapidement, ce que j’apprécie vraiment... Il y a un logiciel que nous mettons en œuvre, et nous y travaillons depuis un an et demi, alors que Beanworks n’était qu’une question de jours. »
Avoir des factures sur le système plutôt que sur papier facilite la détection de tout type de fraude. L’équipe travaillant désormais à domicile, au lieu de numériser et d’envoyer par e-mail toute facture qui semble inhabituelle, tout le monde peut la consulter sur le système en même temps.
Et le temps que la petite équipe de trois personnes chargée des comptes fournisseurs doit consacrer à la saisie des données a été réduit de 60 %.
« Ça a été de très bons progrès pour nous. »
« En tant que gars de la finance, c’était un peu excitant pour moi de voir que finalement, nous allons avoir un certain contrôle sur qui achète quoi », a déclaré Robert.
Gérez facilement les dépenses de vos employés
Partager cet article
