Les comptables reviennent à la normale et c’est un problème

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Après des années passées dans le back-office avec leurs fichiers, leurs calculatrices et leurs machines à scanner, les comptables modernes progressent enfin vers le cloud. Étonnamment, près de 95% n’ont pas fait de mises à niveau majeures, ce qui les laisse rivaliser avec la prochaine génération de leaders financiers.

Mais d’abord, qu’est-ce qui n’allait pas avec l’ancienne méthode?

Une enquête menée auprès de plus de 250 directeurs financiers pendant la COVID-19 a révélé que sept équipes comptables sur dix consacraient 520 heures par an aux comptes fournisseurs manuels (PA). C’est deux heures par jour pour effectuer un travail répétitif comme vérifier l’exactitude des factures, obtenir des approbations, terminer la saisie des données et déplacer les factures via des systèmes internes. Les directeurs financiers reconnaissent les limites, mais sont trop préoccupés par la pandémie pour apporter des changements.

Qu’est-ce que cela signifie pour les entreprises? Les entreprises qui commencent à voir une forte hausse des revenus admettent qu’elles étaient auparavant en retard dans leur utilisation de la technologie.

En raison de l’adoption tardive des nouvelles technologies, la pile financière est restée en grande partie inchangée.

transformation, mais avec un grand T

La transformation numérique n’était pas considérée comme une priorité, mais cette vision évolue rapidement. Avant la pandémie, les entreprises pensaient qu’il faudrait au moins un an pour s’adapter au travail à distance. En réalité, cela n’a pris que 11 jours; c’est 40 fois plus rapide que prévu à l’origine.

Comme 2020 l’a prouvé, le travail à domicile n’est pas seulement possible, mais c’est aussi préférable. N’étant plus attachés au bureau, les comptables n’ont jamais été aussi désireux d’adopter des outils SaaS (Software as a Service) et de transformer leur ap.

Attraction d’automatisation

En automatisant les dépenses, les entreprises font gagner beaucoup de temps aux employés pour remplir des rapports.

L’ensemble du processus est rapide et simple. Par exemple, avec Beanworks, l’employé peut prendre une photo du reçu sur l’application mobile et le soumettre pour approbation à son supérieur hiérarchique, qui peut ensuite faire l’approbation en ligne ou sur son téléphone. À partir de là, l’équipe AP peut rembourser électroniquement l’employé.

Une enquête menée auprès de 600 professionnels de la finance a montré que 46 % des équipes comptables ne suivent pas les coûts associés à la gestion manuelle des dépenses. Parmi ceux qui le font, près d’un quart dis-le coûte plus de 11 $ par rapport; pour 8 %, c’est 31 $ ou plus. La technologie réduit cela à moins de la moitié. Pourtant, le coût n’est pas le principal moteur de l’automatisation. Pour la plupart des entreprises qui ont investi ou envisagent d’adopter l’automatisation des dépenses, la simplification du processus pour les employés et les gestionnaires est l’une des principales raisons de ce déménagement.

Partout dans le monde avec des paiements hâtifs

Faire des appels confus aux fournisseurs pour négocier des conditions de paiement prolongées ou pour expliquer pourquoi une transaction a été retardée – les équipes technologiques n’ont pas le temps pour cela. Une plateforme de paiement numérique se connecte directement au compte bancaire du fournisseur pour faciliter les rapprochements.

Pour la plupart des entreprises, le premier point de contact lors du paiement d’un fournisseur international peut être par l’intermédiaire d’une banque, qui peut exiger beaucoup d’informations différentes d’un fournisseur avant d’effacer le paiement: un processus extrêmement inefficace. L’automatisation des points d’accès Beanworks réduira les étapes de rapprochement et facilitera le processus.

« Il n’y a presque rien qui ne puisse être accompli avec la technologie de nos jours et il faut un directeur financier ouvert et créatif pour comprendre cela. » – Matt Putra, vice-président des finances, New Market Funds

Les dirigeants financiers investissent dans une solide compréhension de la technologie qui leur permettra de faire évoluer leur équipe et l’entreprise.

Gestion

En plus de la facturation à l’ancienne qui est lente et fastidieuse, les retards d’approbation sont une autre raison pour laquelle l’AP est trop complexe. Avec Beanworks, ce problème est facilement résolu. Une trace numérique permet aux comptables de voir l’état d’une facture dans le flux de travail d’approbation, y compris si le gestionnaire s’est connecté ou non au système; il est plus facile d’identifier les goulots d’étranglement qui causent de tels retards. Que les gestionnaires soient au bureau ou absents, Beanworks maintient vos approbations en mouvement.

Le besoin de rapidité

L’effet le plus profond de l’automatisation sur les points d’accès est la vitesse à laquelle les équipes ont accès aux informations financières. Les directeurs financiers avant-gardistes remplacent les systèmes déconnectés par une solution qui héberge les données de tous les segments. « Nous voulons fermer les livres plus rapidement. Chaque mois de données que nous pouvons obtenir dans cette nouvelle normalité nous aidera à prévoir. » Rob Goldenberg, directeur financier de la société de logiciels d’engagement client 6sense, explique à CFO dive.

Beanworks est l’un des rares fournisseurs d’automatisation ap qui intègre tous les flux de travail AP (bons de commande, factures, paiements et dépenses) dans un seul système et se synchronise avec le système financier de l’entreprise. Cela signifie une vue unique et holistique de tout ce qui concerne AP.

Code et effet

Les équipes financières modernes s’éloignent des modèles de fortune; s’appuyer sur des avenues futuristes telles que l’apprentissage du codage, l’utilisation efficace des données pour la planification financière et la croissance.

« Le nouveau directeur financier doit être technophile pour aider à faire avancer une entreprise vers l’avenir. Ils ne peuvent pas déléguer ce travail et cette compréhension à l’équipe technique, mais doivent travailler main dans la main avec eux pour obtenir les meilleurs résultats pour l’entreprise. Il n’y a presque rien qui ne puisse être accompli avec la technologie de nos jours et il faut un directeur financier ouvert et créatif pour comprendre cela. » Matt Putra, vice-président des finances, New Market Funds.

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