6 difficultés liées aux comptes fournisseurs et comment les éliminer
Si vous avez travaillé dans un rôle financier de quelque capacité que ce soit, vous savez combien de temps et d’efforts peuvent être consacrés au traitement des paiements des fournisseurs.
Et, malheureusement, les problèmes de mauvaise performance des comptes fournisseurs ne sont pas toujours les plus faciles à identifier, surtout si une entreprise a mis en place un processus AP établi.
Voici 6 des défis les plus courants en matière de comptes fournisseurs qui peuvent affecter négativement la productivité, la précision, les relations entre les comptes bancaires et les fournisseurs de votre entreprise, ainsi qu’une solution pour les éliminer.
1. Garder une trace des factures n’est pas une mince affaire
De nombreux services des comptes fournisseurs gèrent encore manuellement leurs flux de travail et leurs processus, ce qui permet à une facture ou deux de passer facilement entre les mailles du filet.
Même en 2019, les factures arrivent par la poste, par e-mail, sont déposées sur le bureau de quelqu’un, et oui, parfois même par fax! (Voyez-vous déjà des drapeaux rouges?)
Une fois que vous avez une facture, vous devrez l’apporter physiquement à quelqu’un au bureau pour traitement ou l’envoyer par e-mail à un autre signataire. Cela demande du temps et une concentration minutieuse pour ne manquer aucune facture.
2. Des erreurs de facturation se produisent
Qu’il s’agisse d’une erreur de saisie manuelle, d’une ligne mal codée ou d’une formule de feuille de calcul Excel cassée, les erreurs de saisie de données sont l’un des problèmes les plus courants rencontrés au cours du processus des comptes fournisseurs.
Deuxièmement, les retards de paiement sont le pire cauchemar d’un employé d’AP. Les frais de retard et les frais d’intérêt encourus à la suite d’une facture en souffrance peuvent avoir un impact sur votre compte bancaire.
Les erreurs et les retards de paiement peuvent ternir très rapidement vos relations avec les fournisseurs. Voudriez-vous faire affaire avec une entreprise qui a payé votre facture en retard ou de manière incorrecte? Probablement pas.
3. Le traitement manuel prend du temps
Research1 a montré que moins de 15 % des organisations traitent une facture en moins de trois jours.
La numérisation de papier, la saisie manuelle d’informations dans une feuille de calcul, le traitement des chèques papier et plus encore sont non seulement éprouvants mentalement et physiquement, mais prennent aussi beaucoup de temps.
En plus de cela, gérer l’empilement de papier (classement, catégorisation et stockage des documents) peut être stressant et occuper une grande quantité d’espace précieux sur les étagères ou les bureaux.
4. Des mains supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux demandes croissantes de l’entreprise (et aux opportunités!)
Selon un récent rapport de McKinsey, l’avenir du travail est automatisé. Au fur et à mesure que les machines continueront de remplacer les processus manuels fastidieux, il y aura une demande croissante de compétences techniques plus avancées, ainsi que de compétences sociales et émotionnelles (créativité, pensée critique et traitement complexe de l’information) sur le lieu de travail.
Si vous étiez en mesure d’alléger certaines des lourdes exigences du traitement pratique des factures, pensez aux nouvelles opportunités que vous seriez en mesure d’offrir à vos employés financiers très motivés à mesure que votre entreprise se développe!
5. Le traitement manuel des factures est coûteux
Saviez-vous que le coût moyen du traitement d’une facture est proche de 15 $?
Et, selon la taille de votre entreprise et la complexité du processus, ce coût peut se glisser dans la fourchette de 30 $ à 40 $. Lorsque vous pensez au nombre de centaines ou de milliers de factures que vos processus d’entreprise chaque année, ce nombre peut s’additionner rapidement.
Il faut également du temps pour répondre aux demandes de renseignements sur les paiements des fournisseurs, des clients et du personnel, et pour rectifier les erreurs qui se sont produites en cours de route. Et comme le dit le proverbe dans le monde des affaires, le temps, c’est de l’argent.
6. Prendre des décisions stratégiques est plus difficile sans information en temps réel
L’un des aspects clés de la gestion de vos activités de comptes fournisseurs est de savoir que vos rapports comptables sont à jour et que tous les documents financiers offrent une visibilité sur les soldes des comptes fournisseurs courants.
Sans ces données en temps réel ou à jour, les entreprises (et leurs décideurs) ne peuvent pas voir comment leurs fournisseurs sont payés, ni à quelle fréquence. Ceci, à son tour, peut avoir une incidence sur les projections financières globales et la planification stratégique pour les projets et les entreprises futurs.
Idéalement, vous voudrez avoir accès à des fonctionnalités de reporting en temps réel et automatiser le processus de rapprochement autant que possible afin que tout soit à jour.
L’automatisation des comptes fournisseurs est la solution à vos malheurs
Chaque problème que nous avons abordé aujourd’hui peut être résolu avec une solution d’automatisation des points d’accès .
En rationalisant vos comptes fournisseurs et en transformant votre gestion des factures d’un processus tactile à un processus peu tactile, vous :
- Réduisez les coûts et optimisez votre fonds de roulement
- Constatez une baisse significative du temps de traitement des factures et du temps de gestion de l’approbation des factures
- Réduisez les erreurs de saisie manuelle
- Éliminez le besoin d’encombrement du papier
- Ayez toutes vos factures dans un flux de travail transparent
En fait, les entreprises qui ont mis en œuvre une solution d’automatisation des comptes fournisseurs ont réalisé des économies allant de 60 à 80 %.
Sources
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