5 conseils pour prévenir la fraude aux comptes fournisseurs
Qu’est-ce que la fraude AP ?
La fraude aux comptes fournisseurs (PA) est l’un des types de fraude les plus courants exposant les entreprises aux risques liés à l’exploitation d’une entreprise. Les finances provenant de toute entreprise doivent passer par les comptes fournisseurs, ce qui en fait un espace vulnérable pour l’entreprise et un endroit lucratif pour les criminels pour mener des fraudes, en interne ou en externe. La fraude peut être menée par un employé, un groupe d’employés, une partie externe ou en collaboration par un ou plusieurs employés et une partie externe.
6 types les plus courants de fraude AP
Voici les types de fraude qui ont lieu dans l’espace AP:
| Fraude | Qu’est-ce que c’est? | Exemple |
| Paiements en double | C’est l’un des principaux problèmes liés aux paiements pour les entreprises, selon un rapport de recherche Levvel 2019. Un fournisseur peut être payé plus d’une fois parce qu’il a reçu la même facture dans différents formats ou en raison d’une erreur d’employé. | L’inspecteur général du ministère de la Santé et des Services sociaux a estimé que Medicare avait effectué 89 millions de dollars américains en paiements en double potentiels. |
| Fausse facturation | Les employés peuvent créer de fausses factures qui entraînent des paiements non autorisés. | L’année dernière, dans l’Ohio, un ancien employé de Honda a été trouvé pour avoir escroqué l’entreprise de plus de 750 000 $ US en créant de faux bons de commande. ∗ |
| Paiements frauduleux | Initié par les employés, généralement par chèque ou ACH, qui sont deux des formats les plus couramment utilisés de paiements interentreprises (B2B). | En 2019, une femme a été reconnue coupable d’avoir volé 1 million de dollars à son employeur dans l’Idaho, sur une période de 14 ans, où elle a utilisé un système de chèques frauduleux pour détourner des paiements vers ses propres comptes bancaires. ± |
| Fournisseurs non approuvés | Faux paiements à ceux qui ne devraient pas les recevoir. Ces paiements peuvent être versés à un fournisseur fictif ou non autorisé, ou un employé peut traiter des paiements pour des biens et services inexistants ou frauduleux. | Un employé d’une entreprise de l’Oregon a détourné 4,5 $ US entre 2004 et 2019 en soumettant des factures frauduleuses pour un fournisseur fictif. Elle a généré des chèques dans AP pour payer le faux fournisseur, puis a dirigé ces paiements vers son compte personnel. |
| Rapports financiers falsifiés | Un employé peut modifier les données financières de l’entreprise une fois les paiements effectués. | À New York, un employé a réalisé un bénéfice de plus de 48 000 dollars en modifiant les factures faites par les fournisseurs et en gonflant les frais. º |
| Arnaque par hameçonnage | L’hameçonnage est une tentative d’accéder au compte d’une entreprise ou d’accéder frauduleusement à des informations confidentielles. | En 2017, l’Université d’Edmonton a perdu 11 .8M $ CA dans une escroquerie par hameçonnage en ligne. Au milieu d’un projet de construction massif, un employé d’AP a reçu un courriel de quelqu’un se faisant passer pour un client de construction existant, demandant des mises à jour de compte bancaire à l’université. ≠ |
Selon une étude réalisée par l’Association of Financial Professionals (AFP), 82 % des professionnels de la finance en Amérique du Nord ont déclaré que leur organisation avait été victime d’une tentative ou d’une fraude de paiement réussie.
La fraude aux comptes fournisseurs est l’un des types de fraude les plus courants, exposant les entreprises aux risques liés à l’exploitation d’une entreprise. Savoir comment identifier ces risques grâce à des contrôles internes peut permettre aux organisations de gérer leur flux de travail et de limiter les pertes financières.
Sans contrôles actifs contre la fraude aux comptes fournisseurs (PA), la gestion financière d’une entreprise peut se détraquer.
AP reste l’un des processus les plus manuels en comptabilité, avec 71% des organisations affirmant que la saisie manuelle des données et les processus inefficaces sont leur principale préoccupation en matière de comptes fournisseurs. Les processus manuels traditionnels facilitent la falsification des enregistrements, la falsification des endossements de contrôle et la fabrication d’approbations.
Un processus ap soutenu par la technologie peut fournir des contrôles sophistiqués sur les fraudes internes et externes telles que les paiements en double, les fausses facturations, les paiements frauduleux, les fournisseurs non approuvés et les rapports financiers falsifiés.
Les équipes financières peuvent éliminer les opportunités pour de tels crimes et, avec l’aide de la technologie, détecter et prévenir la fraude AP, identifier les anomalies et établir la responsabilité à plusieurs niveaux du processus comptable.
Voici 5 conseils pour prévenir la fraude aux comptes fournisseurs :
- Vérifiez vos fournisseurs : Les professionnels de l’AP et de la finance peuvent réduire le risque de fraude en utilisant des contrôles préventifs et de détection. Par exemple, un logiciel de gestion des risques peut aider à suivre les coordonnées répétées, les adresses suspectes, etc.
- Automatisez les processus d’approbation : un processus d’approbation automatisé donne aux équipes comptables une meilleure visibilité sur le moment où les factures et les paiements ont été approuvés et par qui. Il améliore également le contrôle en s’assurant que les factures sont acheminées vers les bons approbateurs à la bonne étape du flux de travail d’approbation. Avec un meilleur contrôle du processus d’approbation, les dirigeants financiers peuvent gérer les risques et les pertes financières à un niveau plus large.
- Effectuer des audits réguliers et non planifiés et numériser les pistes d’audit : Les auditeurs bénéficient d’une surveillance en temps réel pour des données précises. Les organisations peuvent installer des solutions ap et de gestion des risques qui peuvent générer des rapports sur les transactions AP tout en créant une trace numérique des factures et des paiements. Cette approche fournit des rapports prêts sur les transactions pour satisfaire aux obligations de conformité.
- Utilisez un logiciel d’automatisation basé sur l’intelligence artificielle (IA) ou l’apprentissage automatique (ML) : Les logiciels avancés peuvent supprimer les contrôles manuels et minimiser l’implication humaine en utilisant les capacités de l’IA pour identifier les factures en double, les frais supplémentaires ou les activités suspectes, ainsi que pour effectuer des analyses régulières des dépenses.
- Automatisez l’appariement de la facture au paiement : La correspondance des factures des comptes fournisseurs est le processus de mise en correspondance des informations de facture fournisseur, de bon de commande et de reçu de produit. Faire correspondre chaque facture à un bon de commande et à un reçu vous aidera à éviter de payer pour des factures frauduleuses. En faisant correspondre, vous pouvez faire correspondre les commandes avec les créances avec précision, de sorte que vous ne paierez que pour ce que vous obtenez.
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