5 raisons pour lesquelles les directeurs financiers devraient envisager l’automatisation des comptes fournisseurs
L’automatisation est l’une des mégatendances actuelles qui affectent la main-d’œuvre à l’échelle mondiale. En tant que responsable financier, il est important de comprendre ce que l’automatisation peut signifier pour votre service et vos résultats. La fonction des comptes fournisseurs (PA), en particulier, a toujours été lente, manuelle et sur papier. De la saisie et du codage des factures à la circulation des documents pour approbation et au paiement des fournisseurs, de nombreux processus AP peuvent bénéficier de l’automatisation. Ce sont peut-être quelques-unes des raisons pour lesquelles 74% des entreprises prévoient d’adopter l’automatisation des points d’accès au cours des trois prochaines années.
L’un des avantages les plus évidents du logiciel d’automatisation des points d’accès est qu’il aide à réduire la saisie manuelle des données et la paperasserie, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Mais quelles sont les autres raisons pour lesquelles vous devriez envisager l’automatisation des points d’accès ?
Accélérer la capacité de payer les fournisseurs
Le logiciel d’automatisation AP peut réduire le temps nécessaire au traitement d’une facture de 20,8 à 3,8 jours. Cela se traduit par la possibilité de payer les fournisseurs plus rapidement, ce qui vous permet de capturer les remises des fournisseurs et d’éviter les pénalités de retard de paiement. Selon la façon dont vous payez vos fournisseurs, d’autres avantages sont disponibles. En automatisant les paiements par chèque, vous pouvez gagner du temps qui serait autrement consacré à l’impression, à la signature et à l’envoi des caisses. D’autre part, vous pouvez remplacer complètement les chèques par des paiements électroniques ACH (ou TEF) entièrement intégrés. Les cartes de crédit virtuelles gagnent également en popularité, ce qui vous permet de gagner de l’argent sur vos achats.
Améliorez la visibilité des activités de votre équipe comptable
Avec l’AP électronique, il n’y a qu’une seule version de la vérité. Les factures ne peuvent plus rester sur le bureau d’un approbateur, loin des yeux et du cœur. Les solutions d’automatisation des points d’accès augmentent la transparence en vous permettant de suivre les activités de chaque utilisateur et de voir exactement quand les factures ont été soumises, reçues et approuvées. Vous pouvez également exécuter des rapports et voir si les factures sont généralement bloquées par un employé particulier. Ces solutions peuvent aider les équipes distribuées à collaborer facilement dans un système centralisé. Libérer votre personnel des tâches manuelles et redondantes peut aider à augmenter leur satisfaction au travail et à réorienter leur temps vers un travail stratégique plus précieux.
Restez conforme à une piste d’audit électronique
Le logiciel d’automatisation AP fournit une piste d’audit consultable de toutes vos factures et paiements. Il réduit les risques de perte de paperasse et d’erreurs manuelles. Cela peut aider à la conformité réglementaire pour les dépôts annuels ou trimestriels. Pour plusieurs entités juridiques, le logiciel peut également fournir un système centralisé où les factures sont stockées, même si différents systèmes ERP sont utilisés entre les entités juridiques.
Aidez à prévenir la fraude des fournisseurs
Avec 78 % des organisations touchées par une forme de fraude aux paiements, les directeurs financiers doivent prendre des mesures pour protéger les processus de paiement. Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs peut vous aider en contrôlant soigneusement quels employés peuvent approuver les factures et libérer les paiements. Les flux de travail d’approbationqui impliquent plusieurs personnes augmentent les chances d’attraper une facture frauduleuse avant qu’elle ne soit payée. Contrôle plus strict des informations d’identification de l’utilisateur.
Augmentez la visibilité sur les données pour prendre de meilleures décisions
Selon un rapport d’Aberdeen , l’un des principaux défis de l’AP est la nécessité d’une disponibilité des données en temps réel. Avec le logiciel d’automatisation des points d’accès, vous pouvez obtenir des informations en temps réel sur les comptes fournisseurs et le flux de travail des points d’accès, par exemple l’emplacement actuel des factures dans le cycle d’approbation. Certaines solutions AP sont basées sur le cloud et offrent une application mobile, vous permettant d’accéder à ces informations de n’importe où. Si vous avez plus d’une entité juridique, les solutions AP comme Beanworks peuvent vous donner une vue globale des comptes fournisseurs de vos entités juridiques.
Le logiciel d’automatisation AP est la prochaine solution comptable indispensable pour les directeurs financiers et les responsables financiers avertis. En plus de gagner du temps, d’améliorer les connaissances et de prévenir les pertes, l’automatisation des points d’accès permettra à vos processus comptables de s’adapter facilement à la croissance de votre entreprise.
Découvrez comment le directeur financier de Trailer Wizards, une société nationale de transport, bénéficie de Beanworks AP Automation.
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