4 tâches de RA de fin d’année qui valent vraiment la peine d’être effectuées
2022 approche à grands pas. Pour les équipes comptables, cela signifie prendre toutes les mesures possibles pour s’assurer que votre entreprise termine l’année en bonne santé financière.
Recouvrer les factures impayées
Vous ne voulez pas transporter les factures impayées dans la nouvelle année, donc votre équipe AR devrait viser à contacter les clients le plus tôt possible. En utilisant le tableau de bord de YayPay, vous pouvez rapidement identifier les articles à venir qui sont dus, en retard ou en souffrance. L’analyse prédictive fournie par YayPay vous permet également d’identifier les comptes susceptibles de nécessiter une attention particulière pour assurer un paiement en temps opportun.
Si nécessaire, vous pouvez aider les clients qui ont du mal à effectuer des paiements en configurant un plan de paiement personnalisable. Choisissez des dates de versement spécifiques pour le paiement et enregistrez les données dans votre portail YayPay. Cela vous aidera à mettre en place des communications automatisées et des rappels réguliers si votre client ne respecte pas une date limite.
Offrir un plan de paiement alternatif peut aider à renforcer la bonne volonté de votre client, en montrant que vous comprenez les défis auxquels il peut être confronté.
Grâce à des communications personnalisées, YayPay a aidé CorneaGen à réduire de 70 % les radiations dues à la non-réponse entre le T1 et le T2 de l’EF21.
Clôturer les créances irrécouvrables
Avant de fermer les livres en 2021, vous voudrez identifier les comptes qui ne peuvent ou ne veulent pas payer leurs factures afin qu’ils puissent être dirigés vers des recouvrements ou radiés en tant que créances irrécouvrables si nécessaire. Pour ce faire, vous devez créer un rapport de vieillissement AR.
Dans le passé, cela signifiait un long processus manuel qui comprenait le téléchargement de données à partir d’un ERP, l’analyse des données, puis leur compilation dans un programme comme Excel. Cependant, grâce aux fonctionnalités de reporting avancées de YayPay, vous pouvez désormais accéder rapidement et facilement aux rapports de vieillissement en temps réel.
Avec notre ancien logiciel de comptabilité, nous devions toujours créer nos propres rapports internes... Grâce au module Business Intelligence, j’ai la possibilité de faire de YayPay mon guichet unique pour tous mes besoins en matière de comptes clients. » - Stephen Tracy, directeur, Personnes et opérations, CHG Healthcare
Calculez votre taux de rotation AR
Une statistique clé que votre équipe de RA devrait calculer à ce stade est votre ratio de roulement des comptes clients (ART). Cela vous indiquera à quel point votre équipe a été efficace pour collecter l’argent dû.
Par exemple, pour calculer votre TAR pour un résumé de fin d’année, prenez votre RA au début de l’année et ajoutez-le à votre RA à la fin de l’année, puis divisez la somme par deux. Cela vous fournit vos comptes débiteurs nets. Ensuite, divisez vos ventes nettes à crédit par votre RA net. Le résultat est votre TAR – en général, un nombre plus élevé indique que votre entreprise travaille efficacement.
Calculez votre période de collecte moyenne
Une autre mesure importante à comprendre lorsque vous planifiez pour les 12 prochains mois est votre période de collecte moyenne, ce qui vous aidera à évaluer si les clients paient régulièrement dans les conditions que vous avez définies. Pour trouver le numéro, il suffit de diviser 365 (jours) par votre TAR.
Par exemple, une entreprise ayant un TAR de 12,5 calculerait 365/12,5 pour une période de collecte moyenne de 29,2 jours.
Vous pouvez ensuite comparer ce nombre avec les conditions de paiement standard proposées à vos clients. Si vous offrez généralement 30 jours et que vous avez une période de recouvrement moyenne de 29,2, cela signifie que les paiements de vos clients entrent dans la fenêtre que vous avez définie.
Une fois votre TAR et vos numéros de recouvrement moyens calculés, votre équipe des comptes clients peut les comparer aux résultats des années précédentes, identifier les problèmes qui peuvent exister et planifier les ajustements nécessaires à la police.
Pour en savoir plus sur la façon dont YayPay peut aider vos comptes clients à terminer l’année en force, planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
