Corrigez les retards de paiement, sans nuire à vos relations avec les clients

Voici quelques-unes des principales façons dont les équipes AR peuvent améliorer le comportement de paiement des clients, sans provoquer d’escalade inutile.

Directeur financier : « Ils n’ont toujours pas payé? »

Commis AR : « Non, et ils ne répondent à aucun de nos messages. »

Directeur financier : « C’est vrai, c’est tout! Je les appelle jusqu’à ce qu’ils répondent et je leur donne une dernière chance de cracher. Si l’argent n’est pas sur notre compte d’ici la fin de la journée, ils peuvent dire au revoir à leur abonnement Wordle .

Ok, ce n’est pas une transcription authentique. Notamment parce que le jeu de mots populaire du New York Times ne facture pas encore les joueurs.

Cependant, cela représente un problème important pour les services financiers. Aujourd’hui, 93% des organisations reçoivent des retards de paiement de la part des clients, ce qui cause plus que quelques maux de tête parmi les équipes de RA. Non seulement ils peuvent bloquer la croissance d’une entreprise, mais dans le pire des cas, ils peuvent également mettre une entreprise sur la voie du déclin financier qui se termine par l’insolvabilité.

Il n’est donc pas surprenant que notre directeur financier fictif soit frustré. Cependant, ils ont besoin d’une approche différente. La triste réalité des comptes clients est que les clients ne paient pas toujours leurs factures à temps et que cela doit être résolu sans détériorer ou mettre fin aux relations. Ceci est particulièrement critique à un moment où les clients autrefois fidèles laissent en masse les entreprises autrefois préférées.

Comment les équipes AR peuvent-elles améliorer le comportement de paiement des clients, sans provoquer d’escalade inutile ? Voici quelques-uns des principaux moyens de protéger vos relations, ainsi que vos flux de trésorerie.

Soyez franc

Cela commence par la définition d’une politique de paiement claire. Lorsque vous fournissez des conditions complètes dès le départ, cela aide à réduire les complexités à long terme, d’autant plus que certains clients voudront négocier.

Ces conditions doivent refléter la solvabilité de vos clients. Vous devez équilibrer le fait de rendre la politique suffisamment stricte pour ne pas être piqué par des clients lents ou non payants. Mais il doit également être suffisamment flexible pour encourager les entreprises à travailler avec vous.

Il est essentiel de s’engager à approuver ou à rejeter les demandes de crédit dans un certain délai. Souvent, les entreprises manquent de politiques sur le temps qu’il faut pour retourner les demandes. Si le délai n’est pas appliqué, cela peut entraîner une perte de ventes et également commencer des relations du mauvais pied. Tous les clients préfèrent une interaction rapide et efficace et tout temps passé à ne pas générer de revenus est un temps qui leur coûte de l’argent.

Nous vous recommandons également de décrire les incitations de paiement offertes par votre entreprise, telles que les remises dynamiques. Cela montre que vous appréciez l’entreprise de votre client et que vous vous engagez à faire de votre partenariat un succès.

Aujourd’hui, les organisations investissent dans des solutions automatisées pour accélérer les ventes et atténuer le risque de crédit. Ceux-ci permettent aux équipes de RA d’évaluer rapidement et de manière exhaustive les clients afin de prendre des décisions éclairées.

« En 2022, la gestion du crédit est un objectif essentiel pour toutes les entreprises. Pour un impact optimal, les entreprises ont besoin de solutions simples à utiliser et hautement automatisées pour déterminer la corrélation entre les décisions de crédit et la croissance des revenus. »

Kevin Permenter, directeur de recherche, Applications financières, IDC

Creusez plus profondément

Vous en savez énormément sur vos clients. En recueillant des informations sur leur organisation, leurs habitudes d’achat et leurs préférences de paiement, vous avez un historique qui montre quand ils achètent, combien ils dépensent et quand ils paient. Cela vous donne un aperçu de leur entreprise et de leur santé. 

Vous devez explorer avec acharnement les données des clients!

Cette information est de la poussière d’or et peut vous aider à établir des relations plus solides. Pour aller au cœur du problème, vous devez examiner deux tranches de données importantes.

• Segmentation de la clientèle : Créez des segments de vos clients qui ont du sens pour votre entreprise. Vous pouvez examiner leur organisation en fonction de leurs revenus ou de leurs employés, ou vous pouvez analyser leurs dépenses pour votre entreprise. Cela vous aide à comprendre leurs comportements et leurs modèles.
   
• Comportements: Avec ceux-ci, vous obtenez des informations utiles, telles que leurs habitudes de paiement ou le style de communication auquel ils répondent le mieux. Vous constaterez peut-être que le marketing par e-mail est plus efficace, ou peut-être préfèrent-ils être appelés. Cela vous permet de rencontrer vos clients là où ils sont.

En suivant les étapes ci-dessus, il crée une approche sur mesure qui fera en sorte que vos clients se sentent valorisés. La plupart des entreprises se soucient beaucoup de faire face à des frais de retard ou à des cotes de crédit ternies en raison de leur incapacité à effectuer des paiements en temps opportun. Non seulement prendre le temps de comprendre la situation de vos clients aide à vous protéger tous les deux, mais cela peut également contribuer grandement à prévenir les défaillances potentielles.

Une plate-forme telle que YayPay regroupera toutes ces informations dans une interface facile à utiliser afin que vous puissiez gérer les performances de votre entreprise, surveiller la santé des paiements de vos clients et générer des décisions basées sur les données.  

Facturez efficacement

Cette instruction semble évidente, mais de nombreuses entreprises ont encore du mal à facturer les clients à temps. Le résultat inévitable de cela est lent ou les non-payeurs. Cependant, cela peut également conduire à un autre problème dommageable.

Bien que vos clients puissent d’abord être heureux que vous ne les harceliez pas pour de l’argent, une communication incohérente peut également leur envoyer le signal que leur entreprise est négligée. Dans un marché où les acheteurs B2B laissent des fournisseurs qui n’offrent pas de service personnalisé, cela peut créer une mauvaise impression.

Ne laissez pas vos clients se sentir oubliés...

Les obstacles courants à un processus de facturation efficace comprennent des données manquantes – ou insuffisantes – ou une divergence de coût ou de quantité. L’utilisation d’une solution de RA intelligente permet de résoudre ce problème en consolidant toutes les informations de vos systèmes ERP, CRM et de facturation sur des tableaux de bord basés sur le cloud accessibles de n’importe où. Tous les changements sont enregistrés en temps réel et les équipes n’ont pas à échanger d’informations dans les deux sens.

Offrez de la flexibilité

PWC identifie la rapidité, la commodité, la cohérence et la convivialité comme les ingrédients d’une expérience client exceptionnelle.

Le processus de paiement des comptes clients peut souvent offrir le contraire. 25% des paiements B2B sont effectués par chèque papier - et ceux-ci présentent des inconvénients importants. Pour vous, ils sont coûteux et lents, coûtant de 4 à 20 USD à traiter et à effacer 5 à 10 jours ouvrables à partir du moment où ils sont envoyés. Pour votre client, il est difficile de confirmer si un chèque a été reçu et traité, ce qui limite sa visibilité sur les flux de trésorerie.

43% des consommateurs paieraient volontiers plus cher pour la commodité et il est important que les entreprises fassent le lien vital entre des processus de paiement flexibles et l’amélioration du comportement des clients. Cette statistique illustre également l’importance d’offrir une expérience omnicanale, par opposition à une option de paiement unique.

Des options de paiement flexibles ravissent vos clients

La recette du succès se trouve dans un portail de paiement client, ouvrant un canal de communication direct entre vous et vos clients où ils peuvent accéder à leur compte, consulter les factures et vous contacter facilement pour obtenir de l’aide.

Ils sont également en mesure de gérer les transactions directement à partir d’une facture en ligne, ce qui simplifie davantage le processus. Les portails offrent une gamme d’options allant de l’ACH aux cartes de crédit, ce qui peut réduire considérablement le temps nécessaire pour recevoir des paiements. En fin de compte, vos clients ont une variété de façons de vous faire payer, ce qui ouvre leur accès à l’argent, ainsi que le vôtre.

Et ensuite ?

Si tout cela semble trop beau pour être vrai, peut-être aimeriez-vous le voir par vous-même? Contactez nos experts pour savoir comment vous pouvez placer l’automatisation au centre de votre processus de crédit-encaissement pour collecter des espèces plus rapidement.