Dématérialisation du courrier sortant au sein du Groupe Entis Mutuelles
À l’heure de basculer vers la digitalisation de ses processus, le Groupe Entis Mutuelles a fait de la dématérialisation du courrier sortant un projet pilote. Avec Neotouch, la conduite du changement a été rapide et efficace.
Une structure coopérative au service des mutuelles : c’est en résumé le modèle du Groupe Entis Mutuelles, entreprise de 270 collaborateurs proposant des services à une quarantaine de groupements mutualistes partenaires.
Depuis son siège social à Annecy ainsi que plusieurs dizaines d’agences réparties sur l’ensemble du territoire, elle assure les fonctions supports pour un volume de près de 500 000 assurés en santé et plus de 400 000 adhérents en prévoyance.
250 000 plis envoyés chaque année
Une activité soumise au formalisme d’un secteur très réglementé, ce qui se traduit par l’envoi de près de 250 000 plis par an. Relevés de prestations, appels de cotisations, recouvrement et résiliations…
La gestion de la vie des contrats représente l’essentiel du courrier sortant avec un pic d’activité en fin d’année, la période de l’envoi des radiations et des échéanciers de cotisations pour les douze prochains mois.
Mais il comprend aussi le publipostage des différents secrétariats ainsi que les campagnes de communication adressées par le service Marketing.
Au sein du Groupe Entis Mutuelles, pas de « spécialisation » des tâches ; chaque collaborateur gère son propre courrier. Le processus traditionnel est classique : impression depuis son poste de travail et mise sous pli, seuls l’affranchissement et l’envoi postal sont assurés par un salarié dédié au courrier. Des tâches chronophages qu’un vaste projet de digitalisation des processus de l’entreprise impulsé en 2018 s’est donné pour objectif d’optimiser.
La facilité d’utilisation, critère prioritaire
C’est à ce moment-là que le premier contact est établi entre le Groupe Entis Mutuelles et Quadient, et la première impression est souvent la bonne :
« La solution Neotouch s’est avérée facile à utiliser en démonstration, c’est vraiment ce que l’on recherchait en priorité car on souhaitait que les salariés adhèrent sans difficulté aux outils qui devaient nous conduire à digitaliser notre activité » se souvient Mélanie Lecomte, cheffe de projet informatique au sein du Groupe Entis Mutuelles.
« Les fonctionnalités d’externalisation des envois de Neotouch couvraient nos besoins et financièrement, l’offre était la plus performante du marché. »
Une fois le choix acté fin 2018, le déploiement de la solution Neotouch sur les postes de travail est intervenu dès le début de l’année 2019.
« La conduite du changement s’est bien passée, nous n’avons pas eu de résistance car l’utilisation est simple » poursuit Mélanie Lecomte. « Quadient a assuré des sessions de formation d’une heure par groupes de dix personnes à notre siège social afin de faciliter l’appropriation de l’outil. Le déploiement dans nos agences a eu lieu quant à lui en juillet 2020. »
Une respiration et des économies à la clé
Neotouch n’a pas transformé l’organisation du courrier du Groupe Entis Mutuelles, mais la solution d’externalisation des envois a apporté du confort dans le quotidien des collaborateurs. Et des économies en termes de coûts pour les frais généraux.
« Là où il fallait se déplacer de son bureau et réaliser des opérations chronophages, l’envoi d’un courrier se fait désormais en trois clics. Pour nos équipes dont la charge de travail était en flux tendu, la dématérialisation du courrier a permis d’apporter de l’air. » observe la cheffe de projet informatique de l’entreprise haut-savoyarde.
« On a également réalisé 25% d’économies avec nos imprimantes sur la première année d’utilisation de Neotouch, sans compter la réduction de la consommation de papier et d’enveloppes. Les économies sont aussi significatives sur l’affranchissement depuis que l’on a accès au tarif courrier industriel dès le premier pli. »
Cette première expérience réussie place sous de bons auspices la mise en place des prochains projets de digitalisation en interne : d’abord le déploiement d’un CRM, avant un vaste plan de dématérialisation des factures.