Une machine à affranchir (également appelée machine d'affranchissement ou service d'affranchissement) est une grande imprimante de bureau qui imprime des timbres sur des enveloppes et/ou des étiquettes que vous placez sur vos colis. La machine comprend également une balance pour peser votre courrier. Une fois pesé, le prix exact de l'affranchissement est calculé, évitant ainsi de payer trop cher.

Les systèmes d'affranchissement modernes bénéficient d'une connectivité numérique. Avec un accès à Internet et aux réseaux locaux, les machines à affranchir peuvent accéder à des informations, faciliter les transactions et partager des données avec les applications comptables et analytiques des entreprises. Cela permet aux entreprises de suivre les dépenses de chaque département en matière d'affranchissement.

Lorsqu'un courrier est « affranchi », cela signifie qu'un timbre a été appliqué directement sur l'enveloppe ou le colis. C'est ce qu'on appelle le processus d'affranchissement. Ce timbre (ou impression de port) montre que le courrier a été payé à l'avance. Cela signifie également que l'expéditeur n'a pas besoin d'appliquer un timbre-poste traditionnel. Le timbre peut inclure une image personnalisée, comme le logo de l'entreprise expéditrice.

• Pour ceux qui expédient des lettres, des enveloppes grand format ou de petits colis en grand volume, les machines à affranchir permettent d'économiser de l'argent, du temps et des déplacements à La Poste. Par rapport aux timbres ordinaires, les services d'affranchissement permettent aux entreprises d'économiser jusqu'à 24 % sur les coûts d'expédition.
   
• Les machines sont autonomes ; imprimer des timbres et suivre les coûts peut se faire depuis le confort d'un domicile ou d'un bureau. Cela réduit considérablement le nombre de déplacements à La Poste.
   
• Les frais de courrier de l'entreprise sont déduits d'un solde de compte préfinancé. Ces charges sont suivies, et les rapports indiquent quels départements dépensent le plus en affranchissement. Comme l'affranchissement est une forme de monnaie, sa valeur monétaire fluctuera régulièrement.
   
• La machine suit le coût de l'affranchissement, et les changements de prix sont calculés en temps réel. L'affranchissement imprimé a également une apparence officielle. Les entreprises peuvent apposer leur logo personnalisé, leur slogan ou des offres spéciales directement sur leurs enveloppes ou colis. Un courrier au look professionnel peut aider les entreprises à gagner en autorité et en confiance.
   
• Divers services postaux ont des tarifs inférieurs pour le courrier affranchi. Si vous envoyez du courrier en grand volume, ces économies s'additionnent.
   
• Les distributeurs de machines à affranchir offrent souvent des réductions sur l'expédition. Par exemple, les Tarifs d'Expédition Commerciaux sont disponibles pour les entreprises qui envoient du courrier en grand volume. Pour bénéficier de cette réduction, les expéditeurs doivent trier préalablement leur courrier avant de le remettre au service postal pour la livraison.

Vous ne pouvez pas acheter une machine à affranchir. Les particuliers et les entreprises souhaitant obtenir une machine à affranchir doivent en louer une auprès d'un fournisseur agréé. 

Les machines à affranchir sont généralement louées pour un contrat d'un ou deux ans. Les frais de location sont payés mensuellement. Le frais de location moyen est de 20 à 50 € pour les machines à affranchir de base. Pour les machines plus avancées, les frais de location moyens peuvent dépasser 200 € par mois et atteindre jusqu'à 1 000 € par mois.

En plus des frais de location mensuels, il y a des frais annuels de 200 € pour la licence de la machine à affranchir. Une fois les frais de location et les frais de leasing annuels couverts, les utilisateurs devront payer pour l'encre et le papier.

Le coût qu'un utilisateur dépensera en affranchissement dépendra de la taille et du poids du courrier qu'il souhaite envoyer, ainsi que de la classe d'affranchissement choisie. Les utilisateurs peuvent également devoir payer des frais de maintenance et de réparation.

La machine comprend un grand écran tactile couleur. Sur l'écran, les utilisateurs seront guidés à travers une procédure simple, étape par étape, pour peser et affranchir leur courrier. Les utilisateurs déterminent le type de classe postale et la date d'expédition à afficher sur l'affranchissement.

Un convoyeur automatique alimente en douceur votre courrier à travers le processus d'affranchissement. L'affranchissement est imprimé directement sur l'enveloppe, ou sur une étiquette à coller sur un colis. Une fois le courrier pesé, timbré et scellé, les enveloppes sont déposées dans un bac de sortie.

• La quantité de courrier que vous pouvez affranchir est optionnelle – l'expéditeur peut choisir entre timbrer le courrier individuellement ou en grand volume.
   
• L'utilisation de machines à affranchir réduit les chances de frais frauduleux en éliminant les méthodes de paiement en espèces et par chèque. L'affranchissement est payé en toute sécurité via un solde de compte préfinancé.
   
• L'affranchissement est rechargeable à la demande, de sorte que les utilisateurs n'ont pas à craindre de manquer d'affranchissement lors de périodes de forte activité postale. Le système surveille également l'utilisation de l'encre et peut passer des commandes avant que l'encre ne s'épuise.

Alors que le commerce électronique continue de monter en flèche et que de nombreuses personnes continuent de travailler à domicile, il est dans l'intérêt des entreprises de simplifier leur processus d'envoi de courrier. Passer de la méthode traditionnelle des timbres à l'envoi de courrier affranchi éliminera les obstacles et permettra d'économiser de l'argent et du temps passé à faire la queue à La Poste.

Vous pouvez en apprendre davantage sur les questions fréquemment posées concernant les machines à affranchir dans notre centre d'apprentissage.