Externalisation du courrier : 7 bonnes raisons d'y passer
Rassurez-vous, il existe encore des territoires à explorer pour réduire ses coûts et augmenter sa productivité ! L’externalisation des envois répond à ces deux problématiques en s’appuyant à la fois sur les bénéfices de la digitalisation et l’efficacité d’un prestataire spécialisé dans cette tâche hautement sensible.
1. Optimiser un processus à faible valeur ajoutée
En fin de journée lorsque vos collaborateurs quittent leur bureau, c’est un autre ballet qui s’enclenche avec le passage des agents d’entretien pour le nettoyage de vos locaux. Un contrat de prestation encadre cette tâche, que votre entreprise n’a très certainement jamais envisagé d’inclure dans les missions de vos équipes en interne. Et pourtant ! Comme le nettoyage, le traitement du courrier est une mission externalisable car à faible valeur ajoutée. Seulement, si le premier a toujours été considéré comme tel, la pratique est moins répandue concernant le second, parfois par crainte pour la confidentialité de certains documents sensibles. Et pourtant, l’externalisation de l’entretien des locaux expose tout autant l’entreprise voire plus à des problématiques de confidentialité. Mais ce point n’a jamais été invoqué pour contraindre les collaborateurs à la corvée du ménage !
2. Recentrer vos collaborateurs sur leur métier
Lancer l’impression d’un fichier à envoyer, s’apercevoir que l’imprimante n’a plus d’encre ou de papier, charger une ramette et remplacer le toner, mettre sous pli le document, l’affranchir, se rendre au bureau de poste pour l’expédier, guetter au besoin l’accusé de réception, le classer… Le cycle d’un courrier en entreprise peut être chronophage pour les collaborateurs d’à peu près tous les services, soumis à une succession de tâches manuelles. L’externalisation du courrier va consister à transmettre le fichier au centre de production d’un prestataire via une plateforme web, et ainsi réattribuer un temps précieux à des missions à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse ou la production de données pour les équipes de la Direction financière.
3. Maîtriser les coûts de la gestion du courrier
Le coût du traitement du courrier est difficile à estimer, car il n’a jamais vraiment été considéré comme un service à part entière ! Il phagocyte pourtant une partie des achats en consommables (papier, toner, enveloppes) et du temps des collaborateurs. Et à cela, il faut ajouter le déficit pour la trésorerie que peut engendrer la gestion des envois en interne. Un pic d’activité, l’absence d’un collaborateur ou même la perte d’un document peut en effet retarder l’expédition de factures et par ricochet décaler dans le temps des rentrées d’argent...L’intérêt de l’externalisation est donc autant de fiabiliser un processus – accessible à distance de surcroît pour les collaborateurs en itinérance – que de pouvoir quantifier un poste de dépense.
4. Réaliser des économies d’échelle
Le premier des bénéfices de l’externalisation des envois se situe dans le tarif d’affranchissement en courrier industriel auquel il donne accès dès le premier pli. En effet, une entreprise spécialisée dans la gestion des courriers bénéficie d’une tarification avantageuse pour l’ensemble de ses clients, ce qui correspond à une économie pouvant aller jusqu’à 30% sur le prix du timbre. Mais ce n’est pas le seul gisement d’économies ; les besoins en consommables reculent et l’entreprise peut plus facilement impulser une démarche « paperless » auprès de ses services afin de réduire la consommation de papier. Et on peut même parler d’économies d’échelle puisque l’absence de papier va réduire la surface de stockage des documents physiques !
5. Gagner en visibilité dans le suivi de vos envois
L’externalisation des envois passe par une plateforme web simple à adopter et ne nécessitant aucune installation. Selon son niveau d’implémentation avec les applications métiers, elle va permettre un envoi automatisé du courrier, mais elle va aussi et surtout donner une vraie visibilité sur leur traitement en temps réel. L’interface donne accès à la traçabilité des envois et au suivi en ligne afin de s’assurer de la réception du pli et de sa distribution au bon destinataire. Elle permet de traiter automatiquement les accusés de réception (AR) et de gérer les plis non distribuables (PND). Des informations essentielles pour engager rapidement des actions comme des renvois ou des relances.
6. Améliorer vos délais de paiement
S’il est un indicateur auquel le DAF est particulièrement attentif, c’est le DSO : le délai moyen de paiement, le pouls de la santé financière de l’entreprise, qui doit faire l’objet de toutes les attentions pour optimiser la trésorerie et ainsi éloigner le risque d’une défaillance. Dans cette optique, tout levier permettant de réduire le délai de paiement est bon à prendre et l’externalisation des envois en est un efficace. La gestion en interne du courrier, outre les défaillances qu’elle peut engendrer, va avoir tendance à regrouper les plis avant de les expédier et donc à retarder l’envoi de factures. L’externalisation du courrier va au contraire favoriser des envois au fil de l’eau dès l’édition des factures. Quant au reporting du suivi, il va accélérer les démarches de recouvrement !
7. Faire un premier pas vers la dématérialisation
À travers l’externalisation des envois, ce sont plusieurs démarches vertueuses et modernes qui se croisent : la réduction du papier dans une démarche éco-responsable, mais aussi la dématérialisation des flux documentaires et le gain de rapidité qu’elle procure. Une solution d’externalisation du courrier permet en effet de choisir par quel canal de communication va transiter le document. Dans le cas d’une facture ou d’une lettre recommandée, il est possible de choisir entre un envoi postal classique ou une transmission numérique. La plateforme web peut en effet offrir les garanties pour l’envoi d’une facture électronique, le format qui est devenu la norme pour toutes les entreprises sur les marchés publics depuis le 1er janvier 2020 et que l’État prévoit de généraliser aux factures B2B à partir de 2023 d’après le dernier projet de loi de finances. Moins coûteux, plus efficace et simple d’utilisation, l’externalisation des envois constitue un projet pertinent dans une démarche de transformation digitale.
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