gkd-el optimiert den Dokumentenworkflow mit Quadient Impress Automate
Die Gelsenkirchener Kommunale Datenzentrale Emscher-Lippe (gkd-el) betreut das Rechenzentrum der Stadtverwaltung Gelsenkirchen. Der Leistungsschwerpunkt der gkd-el als ebenso modernem wie leistungsfähigem kommunalen Dienstleister mit über 100 Mitarbeitern liegt in der Betreuung von kommunalen Anwendungen unter SAP, Windows und Linux, sowie der Netzwerkinfrastruktur und Telekommunikation.
Die Herausforderung
wischen 12.000 und 30.000 Dokumente bearbeitet die gkd-el durchschnittlich im Monat. Doch das Drucken und Sortieren der Briefpost, das Befüllen von Umschlägen und die Vorbereitung für den Versand sind zeitaufwändig und die in großen Teilen manuelle Bearbeitung fehleranfällig. Um weiterhin DSGVO-konform arbeiten zu können, waren Anpassungen notwendig, die die gkd-el nicht selbständig bewältigen konnte. Ein weiteres Problem zeigt sich darin, dass die Protokollierung mit der Übergabe des Druckpools an die Druckerei endete. Eine Rückmeldung des Kuvertiersystems war nicht eingerichtet.
Die Lösung
Die gkd-el implementierte on Premise eine Cloud-basierte Multi-Channel-Lösung für den Dokumentenversand – Quadient® Impress Automate, die es ermöglichte, durch die Automatisierung des Dokumentenvorbereitungs- und -verteilungsprozesses die Gefährdung durch potenzielle Fehler und Compliance-Risiken zu reduzieren. In Kombination mit der Kuvertiermaschine verwaltet die Lösung voreingestellte Geschäftsregeln, basierend auf einzelnen Kundenkriterien, so dass sichergestellt werden kann, dass das richtige Dokument in den richtigen Umschlag gelangt. Dank der Closed-Loop-Software AIMS behält die gkd-el stets die Kontrolle über den genauen Status und Verarbeitungsstand jedes Post-Dokuments.
Ergebnisse
Die gkd-el profitiert von einer Zeitersparnis von 30 bis 40 Prozent aufgrund beschleunigter Kuvertiermengen. Zudem entfällt der Tagessatz für Anpassungsleistungen, der an 25 Tagen im Monat mit 1.400 Euro zu Buche schlug. Die Zeitspanne zwischen der Erstellung der Anforderung, der Spezifikation, der Umsetzung und dem Testlauf bzw. der Inbetriebnahme konnte von 30 auf fünf Tage gesenkt werden.
Manuelle Prüfungen erhöhen die Fehlerquote
Als kommunale Datenzentrale obliegen der gkd-el, neben anderen Aufgaben, alle zentralen kommunalen Fachverfahren, wie beispielsweise Steuern und Veranlagung, Kfz-Zulassung, das Führerscheinwesen, die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten und das Einwohner- und Ausländerwesen, für die SAP-Anwendungen genutzt werden. Pro Monat gehen bis zu 30.000 Bescheide ein, die zeitnah versendet werden müssen. Jahrelang war das Druckoutput-Team der gkd-el mit ihren 3-5 Mitarbeitern vor allem damit beschäftigt, Handlisten zu führen – jeweils für das Ausdrucken und das Kuvertieren. Auftragsnummern mussten manuell niedergeschrieben werden. Wurde beim Ausdrucken ein Papierstau erzeugt, konnte es durchaus passieren, dass wichtige Dokumente eingerissen waren, die nicht umgehend weiterverarbeitet werden konnten. Trotz des hohen Zeitdrucks mussten einzelne Mitarbeiter abgestellt werden, um sich dieser Ausreißer anzunehmen, die Schriftstücke nachzudrucken und ein weiteres Mal zu falten. Hierbei stieg auch die Fehlerquote, sodass Dokumente teilweise verloren gegangen sind oder doppelt versendet wurden. Zudem ließ sich nicht durchgängig und sicher belegen, wann und mit welchem Inhalt Postsendungen kuvertiert und an welchen Adressaten diese versendet wurden. Diese Faktoren hemmten naturgemäß auch die Geschwindigkeit, in der Aufträge bearbeitet werden konnten. Jene Aufträge, die beinhalteten, dass der Sendung extra Kuverts beigelegt werden sollten, mussten zwingend manuell abgearbeitet werden. Ohne Vergleichslesungen und Kontrollen hätte man nicht sicherstellen können, dass keine Fehler passieren. Um die gesteckten Ziele zu erreichen, war die gkd-el gezwungen, 1.400 Euro pro Tag für Anpassungsleistungen zu veranschlagen.
Den Koordinationsaufwand senken, Zeitverzögerungen eliminieren
Die sinkenden Output-Zahlen, die mit dem manuellen Aufwand verbunden waren, machten Anpassungen an den Arbeitsabläufen und deren Auslagerung unumgänglich, was jedoch wiederum für einen erhöhten Koordinationsaufwand sorgte und zu weiteren Zeitverzögerungen führte. Zudem ließen sich die Kosten eines Verstoßes gegen die DSGVO-Vorgaben nicht eindämmen, da die Anforderungen nicht erfüllt werden konnten. Um weiterhin DSGVO-konform arbeiten zu können, musste eine Lösung her, mit der man in der Lage war, die Kontrolle über die zeitaufwändigen und fehleranfälligen Postversandprozesse zu übernehmen.
Quadient® Impress Automate ermöglicht es den Mitarbeitern, manuelle Prozesse, die bislang mit menschlichen Fehlern und damit potenziellen Risiken, wie Compliance-Problemen, verbunden waren, zu eliminieren. Das Team spart zwei bis drei Stunden manuelle Arbeitsprozesse im Monat,
da es keine Umschläge mehr von Hand befüllten und die Post frankieren muss, sodass es sich mehr auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Dank der Möglichkeit, vordefinierte Geschäftsregeln zu verwalten, optimiert und beschleunigt Impress Automate die Erstellung und Verteilung der Dokumente und gibt schenkt der gkd-el außerdem die vollständige Kontrolle über den gesamten Postversandprozess bei gleichzeitiger Optimierung der Effizienz. Dank der 2D-Code-Technologie ist man jetzt auf der sicheren Seite: Die Lösung ordnet Dokumente bestimmten Personen zu, um sicherzustellen, dass das richtige Dokument in den richtigen Umschlag gelangt. Manuelle Prüfungen, um zu gewährleisten, dass Umschläge über die richtigen Inhalte verfügen, fallen damit weg.
Mit der AIMS-Überprüfung im geschlossenen Regelkreis ist die gkd-el außerdem in der Lage sicherzustellen, dass keine Seite eines Bescheides übersehen wird, was eine durchgängige Rechenschaftspflicht bietet. Denn AIMS by Quadient ist mit dem Ordnereinleger verbunden und verfolgt Dokumente während der Verarbeitung in Echtzeit. Die vollständige Transparenz über die der einzelnen Aufträge und dieer Kuvertiermaschine gewährleistent somit einen effizienten und zuverlässigen Betrieb.
„Mit Quadient® Impress Automate und der Closed-Loop Software AIMS greifen die Prozesse bei uns endlich perfekt ineinander. Extern zu vergebende Aufträge entfallen. Systemanpassungen und Prozessoptimierungen werden selbständig von unseren geschulten Mitarbeitern vorgenommen. Das steigert die Effizienz, gibt Raum für einen besseren Kundenservice und steigert die Arbeitszufriedenheit." - Alexander Großer, Projektleitung Druckoptimierung der Stadt Gelsenkirchen
Heute werden die benötigten Daten über SAP generiert und via Lasersoft in die Dokumente überführt. Weiterhin werden vorgefertigte Schriftstücke im PDF-Format aus Windows- und Linuxanwendungen bereitgestellt. Der gesamte Workflow samt Weiterverarbeitung und Versand wird im Prozess definiert. Quadient® Impress liest die Verarbeitungsparameter dann automatisch ein und übergibt diese an die verschiedenen Arbeitsschritte, wo die Daten mit 2D-Codes angereichert und sowohl an den Drucker als auch an die AIMS-Datenbank übertragen werden. Das Kuvertiersystem DS-600iQ liest diese Codes aus und schreibt die Verarbeitungsstempel in der AIMS-Datenbank nieder. Nicht verarbeitete Dokumente können so automatisch an den Nachdruck gegeben werden. Durch Einführung dieser Prozesse war die gkd-el in der Lage, den Zeitaufwand ihrer Mitarbeiter um 30 bis 40 Prozent zu reduzieren und darüber hinaus die Prüfstellen ersatzlos zu streichen.
Die Implementierung des Systems ging zügig vonstatten: Binnen 14 Tagen wurde die Einrichtung abgeschlossen, weitere Anpassungen an die individuellen Kriterien erfolgten schrittweise. „Quadient hat uns während der gesamten Phase – von der Schulung zu Beginn des Projektes, bis hin zu den kleineren Justierungen und Verbesserungsvorschlägen im Nachgang unterstützt und stand uns auch bei Rückfragen stets zur Seite“, so Alexander Großer, Projektleitung Druckoptimierung der Stadt Gelsenkirchen.
