Vielerorts werden Ausgangsrechnungen noch postalisch verschickt, obwohl eine adäquate Lösung für den E-Versand existiert. Das sorgt nicht nur für einen großen Ressourcenaufwand, sondern auch für eine hohe Fehleranfälligkeit. Digitale Lösungen für den Rechnungseingang und -ausgang sorgen für schlanke Prozesse und maximale Transparenz.

Die Problemstellung 

• Hohe Aufwände im Postempfang und der Faktura-Abteilung 
• Manuelle Prüfung und Freigabe  
• Manuelle Erfassung der Belegköpfe und Rechnungsdaten im Warenwirtschaftssystem 

Die Lösung 

• Komplette Abwicklung der Briefpostproduktion durch einen Druckdienstleister 
• Keine interne Postbearbeitung mehr 
• Signifikante Kosteneinsparungen dank portooptimiertem Versand 
• Elektronischer Versand und Empfang von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen und anderen Dokumenten 
• Papierlose Prozesse ohne Medienbrüche 
• Eingangsbelege werden automatisch an ERP- oder Buchhaltungssysteme übermittelt 
• Abrechnung transaktionsbasiert 
• Lediglich lokale Installierung eines virtuellen Druckertreibers nötig 
• Nutzung des Quadient-Portals ohne Umstellung der internen IT 
• Quadient-Portal kann auf Wunsch nahtlos an interne IT-Systeme angebunden werden 

Das Ergebnis 

• Nutzung der Quadient-Lösung auch für Infobriefe oder Mahnungen möglich 
• Reduzierung der manuellen Aufwände und der Prozesskosten 
• Rechnungsversand in strukturierten Wunschformaten möglich 
• Durch verstärktes Onboarding von Kunden für das E-Invoicing lassen sich Produktions- und Portokosten weiter senken 
• Kostenvorteile im Belegeingang dank Nutzung des Quadient-Portals durch Lieferanten 

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