6 Gründe, warum die Dokumentenautomatisierung Ihr Unternehmen effizienter macht

In den letzten Jahren gab es weltweit einen erheblichen Vorstoß in Richtung Digitalisierung und Abschaffung von Papier – sei es aufgrund staatlicher Auflagen in Ländern wie Frankreich und Deutschland oder einfach aufgrund der Notwendigkeit, den Betrieb in einer hybriden Arbeitsumgebung zu unterstützen. Trotz der beschleunigten Umstellung auf digitale Kommunikation verbraucht der durchschnittliche Büroangestellte in den USA immer noch etwa 10.000 Blatt Papier pro Jahr. Und diese 10.000 Blätter berücksichtigen noch nicht einmal Notizbücher, Umschläge oder anderes Büromaterial. 

Papierbasierte Prozesse sind bekanntermaßen kostspielig, ineffizient und alles andere als sicher. Dennoch sind Papierprozesse in nahezu allen Branchen weiterhin weit verbreitet und haben viele unserer alltäglichen Arbeitsabläufe und Aufgaben fest im Griff.  

Im heutigen digitalen Umfeld ist es eine Herausforderung, wettbewerbsfähig zu bleiben, wenn Ihre Mitarbeiter mit langwierigen manuellen Aufgaben belastet sind – bei vielen davon handelt es sich zwangsläufig um Papierkram. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen Lösungen einsetzen, die ihre Prozesse optimieren, ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und schneller, effizienter und mit höherer Qualität Mehrwert liefern. Die Dokumentenautomatisierung ist eine Lösung, die die Arbeitsweise von Unternehmen verbessert.

In diesem Blog beschreiben wir die sechs wichtigsten Möglichkeiten, wie die Dokumentenautomatisierung Unternehmen weltweit dabei hilft, ihre allgemeine Effizienz und Produktivität zu steigern. 

Was ist unter Dokumentenautomatisierung zu verstehen?

Die Dokumentenautomatisierung ist so einfach, wie es klingt: Sie automatisiert den Prozess der Erstellung verschiedener Dokumente im großen Maßstab. Unter Dokumentenautomatisierung versteht man die Entwicklung von Systemen und Arbeitsabläufen, die bei der Erstellung elektronischer Dokumente helfen. Unternehmen können Lösungen zur Dokumentenautomatisierung nutzen, um komplexe Dokumente zu erstellen und so den damit verbundenen Arbeitsaufwand, die Zeit und die Kosten zu reduzieren.

Durch die Automatisierung sich wiederholender, papierbasierter Prozesse können Sie sich auf eine schnellere und präzisere Betreuung Ihrer Kunden konzentrieren. Durch die Dokumentenautomatisierung kann Ihr Unternehmen Dokumente sicherer, effizienter und häufiger verarbeiten. Es verhindert, dass das Büropersonal durch Störungen von wichtigeren Aufgaben abgehalten wird, und steigert letztendlich das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter – von der Zeitersparnis ganz zu schweigen. Alle diese Vorteile können unternehmensweit verfolgt werden.

Warum Ihr Unternehmen eine Dokumentenautomatisierung braucht

Warum erfolgen die Dokumentenprozesse in vielen Unternehmen immer noch manuell? Die häufigste Antwort ist normalerweise: „Wir haben das schon immer so gemacht.“ Manuelle Prozesse sind der Engpass für Wachstum und Veränderung. Der aktuelle Prozess funktioniert möglicherweise zwar, ist jedoch möglicherweise nicht besonders effizient und verhindert, dass sich Ihr Unternehmen mit der Zeit weiterentwickelt. Von der Produktentwicklung bis zum Kundendienst und allen dazwischenliegenden Bereichen werden Unternehmen, die neue Technologien und Automatisierung nutzen, auf einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt die Nase vorn haben.  

Die Welt dreht sich schneller und die meisten Branchen unternehmen Schritte, um ihre Produktivität und ihre Kundendienstzeiten zu verbessern. Dokumentenautomatisierung und andere Automatisierungsprozesse sparen letztlich Zeit und Geld. Wenn Ihre Konkurrenz diese Tools also nutzt und Sie nicht, ist sie im Vorteil.

Die Dokumentenautomatisierung hat ein breites Anwendungsspektrum, da sie jedes Unternehmen unterstützen kann, das transaktionsbasierte Dokumente oder Unterlagen benötigt. Die Dokumentenautomatisierung wird in zahlreichen Branchen eingesetzt, unter anderem in:

• Rechtliches
• Verkäufe
• Immobilie
• Finanzdienstleister
• Gesundheitswesen
• Personalwesen
• Fertigungsbetriebe
• Regierungsbehörden

Jede Organisation, die auf Papierkram wie Verträge, Einstellungsunterlagen, Rechtsdokumente, Finanzformulare und Gesundheitsformulare angewiesen ist, kann ihren Papierkram und ihre Prozesse automatisieren.

Die Vorteile der Dokumentenautomatisierung für Ihr Unternehmen

1. Verbessern Sie Ihr Kundenerlebnis

Ein überzeugendes Kundenerlebnis ist für den nachhaltigen Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. Den Kunden von heute ist einfacher Zugang sehr wichtig – sie erwarten schnelle Antworten über vertraute Kanäle. Clevere Unternehmen nutzen Dokumentenautomatisierungssysteme, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Sie können gezielte, personalisierte Nachrichten hinzufügen und Dokumente über die von Ihren Kunden bevorzugten Kanäle bereitstellen, was letztendlich die Kundenzufriedenheit steigert. In einer kürzlich durchgeführten Kundenumfrage gaben 41 % der Befragten an, dass die Kundenzufriedenheit bei der Implementierung einer Dokumentenautomatisierungslösung wie Quadient Impress um mindestens 50 % gestiegen sei. 

2. Reduzieren Sie den operativen Aufwand

Heutzutage sind die meisten Unternehmen auf mehrere Betriebsstandorte angewiesen – seien es die Wohnungen von Remote-Mitarbeitern, interne Büroräume oder weltweit verteilte Lieferanten und Kunden. Die Digitalisierung ist hier der Schlüssel; Sie können Ihre Dokumente nicht effektiv und effizient verwalten und darauf zugreifen, wenn Sie immer noch papierbasierte Systeme verwenden. Durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows können Arbeitskosten gesenkt und teure Druck- und Mailingdienste überflüssig gemacht werden. Gerade für Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen können hierdurch erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Durch die Reduzierung oder den Ersatz papierbasierter Kommunikation sparen Sie auch Betriebskosten wie Porto und Versandmaterial. 

3. Erhöhen Sie Sicherheit und Compliance

Sicherheit und Compliance haben für viele Führungskräfte höchste Priorität. Eine hochwertige Lösung zur Dokumentenautomatisierung gewährleistet die Dokumentenintegrität und -sicherheit bei Verwendung mit Mailinggeräten, wie beispielsweise einem Ordnereinleger. Die Lösung würde idealerweise über eine intelligente Barcode-Technologie verfügen, die Dokumente bestimmten Personen zuordnet, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente in den richtigen Umschlag gelangen. Auch verschiedene Dokumente, die für den gleichen Kunden bestimmt sind, können zur Portooptimierung automatisch in einem einzigen Umschlag zusammengefasst werden. 

Durch die Automatisierung Ihrer Dokumentenübermittlung verringern Sie das Risiko menschlicher Fehler und stellen sicher, dass die richtigen Dokumente an den richtigen Kunden gehen. Um die erforderlichen Vorschriften und Standards einzuhalten, ist eine sichere und effiziente Dokumentenkontrolle und -verwaltung erforderlich. Software zur Dokumentenautomatisierung verringert das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, indem sie es einfach macht, Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand und sicher zu halten. Das System verwaltet einen vollständigen Dokumentaktivitätsverlauf, um die Einhaltung von Standards und Gesetzen zu erleichtern und zu überprüfen.

4. Produktivität steigern

Die Dokumentenverwaltung kann eine monotone und zeitaufwändige Aufgabe sein. Sie müssen Dutzende von Feldern ausfüllen, Unternehmensinformationen kopieren und einfügen, auf Fehler prüfen und Artikel physisch verschicken – und das ist noch nicht alles. Auch wenn es nicht sofort auffällt, führt der monotone Arbeitsablauf bei der Dokumentenbearbeitung mit der Zeit zu schlechterer Arbeitsmoral, Zufriedenheit und letztlich auch zur geringeren Produktivität der Mitarbeiter. Durch die Eliminierung zeitraubender Aufgaben können sich Ihre Mitarbeiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. In einer kürzlich durchgeführten Kundenumfrage unter Quadient Impress-Anwendern erkannten 88 % der befragten Organisationen die positiven Vorteile, die sich daraus ergeben, dass sich hochqualifizierte Mitarbeiter auf Aufgaben mit noch höherer Wertschöpfung konzentrieren. Mit einer Lösung zur Dokumentenautomatisierung können Sie den Zeitaufwand für die Vorbereitung der Kundenkommunikation erheblich reduzieren, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf höherwertige und umsatzsteigernde Aufgaben konzentrieren können. 

5. Zeit sparen

Einer Studie von McKinsey zufolge könnten 60 % der Unternehmen durch Automatisierung 30 % ihrer Zeit und Produktivität einsparen. Durch die Dokumentenautomatisierung wird der Zeitaufwand für die Korrektur der vielen kleinen Fehler, die sich bei der manuellen Dateneingabe einschleichen, erheblich reduziert oder eliminiert. Hier sind einige weitere Beispiele, wie Sie durch die Dokumentenautomatisierung direkt Zeit sparen:

• Fügt bei Bedarf automatisch Ihre Unternehmensinformationen ein.
• Wendet automatisch das aktuelle Datum auf die entsprechenden Felder an.
• Sucht nach Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datentypen (z. B. bei der Berechnung der Gesamtkosten der in Angeboten oder Kostenvoranschlägen erbrachten Produkte und Dienstleistungen).

Mit Automatisierungstools kann ein Unternehmen Millionen von Dollar einsparen, da die Arbeitszeit der Mitarbeiter eingespart wird.

6. Reduzieren Sie menschliche Fehler

Die Dokumentenautomatisierung führt bestimmte Aufgaben besser, schneller und genauer aus als selbst Ihre qualifiziertesten Mitarbeiter. Durch die Automatisierung und Digitalisierung dokumentenbezogener Systeme kann das Risiko von Dateneingabefehlern erheblich reduziert werden, da die manuelle Dateneingabe entfällt.

Sehen Sie sich diese Beispiele für kostspielige menschliche Fehler an, die direkt aus dokumentbezogenen Aufgaben resultieren:

• Wenn ein Mitarbeiter falsche Angaben in ein Dokument eintippt, kann das zu Missverständnissen führen, die das Personal klären muss. Dies kann zu längeren Transaktionszeiten führen und die Anzahl der Transaktionen pro Tag verringern.
• Wenn ein Mitarbeiter das Dokument an die falsche E-Mail-Adresse oder Postanschrift sendet, kann dies zu Datenlecks oder einer Verletzung der Vertraulichkeit führen. Diese können die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden.
• Löscht ein Mitarbeiter das Dokument versehentlich, muss er es erneut bearbeiten. Anstatt an einer neuen Aufgabe zu arbeiten, verbringt der Mitarbeiter seine Arbeitszeit mit derselben Aufgabe, die er schon längst hätte erledigen können, was zu einer Produktivitätsminderung führt.

Ein Dokumentenautomatisierungssystem oder -workflow macht menschliche Eingaben überflüssig, sodass Sie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler drastisch reduzieren oder sogar eliminieren können.

Wie kann mein Unternehmen mit der Implementierung der Dokumentenautomatisierung beginnen?

Die vollständige Umstrukturierung eines Dokumentenprozesses ist eine anspruchsvolle Aufgabe, da für die ordnungsgemäße Einrichtung spezielle Technologien und Kenntnisse erforderlich sind. Viele Führungskräfte in Unternehmen scheuen sich, neue Technologien einzuführen, weil sie eine komplexe Implementierung befürchten oder technische Ressourcen von anderen Projekten abziehen. Oder sie haben einfach Zweifel, ob eine neue Lösung für sie von Nutzen ist. Sobald Sie jedoch einsatzbereit sind, können Sie enorme Vorteile daraus ziehen. Kurz gesagt: Es ist eine lohnende Investition.

Stellen Sie sich die richtigen Fragen: Wie viele Dokumente verarbeite ich?  Welcher Dokumentenprozess eignet sich für die Dokumentenautomatisierung?

Betrachten Sie das große Ganze. Die Optimierung des Dokumentenmanagements muss Teil eines einheitlichen Ansatzes sein, da sie zahlreiche Abteilungen (Personalwesen, Finanzen, Vertrieb usw.) betrifft.

Machen Sie es zu einem Teil Ihrer Initiative zur digitalen Transformation. Die Digitalisierung wird zunehmend unumgänglich und durch den Gesetzgeber sogar verpflichtend. Durch die Implementierung Ihrer optimalen Dokumentenübermittlungslösung erfüllen Sie nicht nur die Anforderungen, sondern steigern gleichzeitig auch Ihre Produktivität.

Arbeiten Sie mit einem Experten für intelligente Dokumentenautomatisierung zusammen. Ein Experte kann Ihnen dabei helfen, den aktuellen Stand Ihres Dokumentenprozesses einzuschätzen und den besten Weg in den gewünschten zukünftigen Zustand zu finden. Sie können Ihnen dabei helfen, den erwarteten ROI zu berechnen und Ihnen die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen empfehlen. 

Wenn Sie die Verwaltung und Übermittlung kritischer Kundenkommunikation überdenken und bereit sind, Ihre Dokumenten-Workflows zu automatisieren, kontaktieren Sie uns noch heute.