E-Rechnung als Digitalisierungstreiber für die kommunale Verwaltung?

Mit den Vorgaben der neuen E-Rechnungs-Richtlinie der EU, dem daraus folgenden E-Rechnungs-Gesetz und der zugehörigen E-Rechnungs-Verordnung des Bundes scheint die Digitalisierung des Rechnungsempfangs durch die öffentliche Hand in Deutschland auf den ersten Blick beschlossene Sache zu sein – und das im sprichwörtlichen Sinne.

Ein Blick auf die nachgelagerten Ebenen im föderalen System zeigt aber: Ganz so einfach, einheitlich und „beschlossen“ wie auf Bundesebene ist die E-Rechnung in den Verwaltungen der Länder und Kommunen doch noch nicht. Zwar haben diese im Allgemeinen noch etwas mehr Zeit, den europäischen Vorgaben gerecht zu werden. Doch auch hier tickt die „Digitalisierungsuhr“.

Auch Kommunen müssen zukünftig E-Rechnungen empfangen
Spätestens im Sommer 2020 müssen nämlich alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in der Lage sein, „echte“ elektronische Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten. Ein Soll-zustand, von dem gerade viele Kommunen aber wohl noch meilenweit – und teilweise riesige Papierberge hoch – entfernt sind. Das jedenfalls legen die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage von ibi research* unter knapp 200 kommunalen Verwaltungen in Deutschland nahe.

Konkret bevorzugt den Studienergebnissen zufolge noch über die Hälfte der deutschen Kommunen Rechnungen in Papierform. Zwar werden auch elektronisch übermittelte Rechnungen, meist als einfacher PDF-Anhang einer E-Mail, von fast allen Verwaltungen akzeptiert. Eine digitale Weiterverarbeitung der elektronisch übermittelten Rechnungen erfolgt aber nur in etwas mehr als 30 Prozent der Fälle. 

Der überwiegende Teil (68 Prozent) der kommunalen Verwaltungen druckt dagegen auch digital vorliegende Rechnungen zunächst wieder aus, um diese dann manuell und papierbasiert weiterzuverarbeiten. Immerhin erfassen knapp zwei Drittel der befragten Verwaltungen die Rechnungsdaten letztendlich in einem IT-System.

Länder und Kommunen geraten allmählich unter Zeitdruck
Tatsächlich lassen die überraschend „analogen“ Ergebnisse nur einen eindeutigen Schluss zu – der auch von den Befragten konkret bestätigt wird: 
Knapp die Hälfte aller Kommunen in Deutschland wird die europäischen Vorgaben zum Empfang und zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen auch zum Stichtag am 18. April 2020 voraussichtlich nicht erfüllen.

Eine Zahl, die aufhorchen lässt. Mehr noch: Sollten sich die aktuellen Studienergebnisse bewahrheiten, droht schlimmstenfalls ein landesweites „E-Rechnungs-Chaos“. Denn der Bund hat bereits am 20. November 2018 sein zentrales E-Rechnungsportal vorgestellt. Die Länder sind hingegen meist noch mit der Ausarbeitung der entsprechenden Landesverordnungen und/oder 
-gesetze befasst. In den Kommunen regiert beim Rechnungsempfang – und vor allem bei der Rechnungsbearbeitung – größtenteils noch das Papier. 

E-Rechnungs-Dienstleister können helfen
Auf den Empfang „echter“ E-Rechnungen, also digital übermittelter Rechnungsdatensätze in einem EU-Norm-konformen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.0, sind die kommunalen Verwaltungen nicht vorbereitet. 

Viele haben sich mit dem Thema sogar noch überhaupt nicht auseinandergesetzt – ganz anders als immer mehr Zulieferer aus dem deutschen Mittelstand. Denn diese setzen schon seit einigen Jahren zunehmend auf die Dienste professioneller E-Rechnungs-Dienstleister, die dafür sorgen, dass alle verschickten und empfangenen Rechnungen ihr Ziel erreichen. Und das in genau dem Format, das nötig ist. Zu deutlich geringeren Kosten.

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*ibi research, 2018: „E-Government im kommunalen Bereich“